Durch die Einbindung von Mitarbeitern kann Ihr Unternehmen funktionieren und wachsen. Aber das bringt die Verantwortung des Arbeitgebers auf Ihre Schultern. Wenn Sie gegen diese Verantwortlichkeiten verstoßen, können Sie Strafen auslösen, und wenn Sie Gelegenheiten nicht nutzen, können Sie Steuern zahlen, die beide Ihren Gewinn schmälern können. Hier sind 10 Payroll Fehler zu vermeiden.
Payroll Fehler zu vermeiden
Arbeitszeit geben
Wenn Ihre nicht befreiten Mitarbeiter (in der Regel Stundenarbeiter) mehr als 40 Stunden in einer Arbeitswoche arbeiten, schulden Sie ihnen anderthalb Stunden. Sie können dieser Verpflichtung nicht ausweichen, indem Sie ihnen Arbeitszeit geben (so dass sie die geleisteten Überstunden abziehen können). Dies verstößt gegen das Bundesgesetz für faire Arbeitsbedingungen (FLSA).
Arbeiter nicht korrekt klassifizieren
Wenn Arbeitnehmer Ihre Angestellten sind, schulden Sie Lohnsteuern und Lohnsteuer. Sie können diese Steuern nicht vermeiden, indem Sie Arbeitnehmer als unabhängige Unternehmer bezeichnen, wenn sie wirklich Arbeitnehmer sind. Dies kann zu schwerwiegenden Steuerstrafen sowie Strafen von anderen Bundes- und Landesbehörden führen. Überprüfen Sie die IRS-Anleitung zur Arbeiterklassifizierung.
Letzte Gehaltsschecks verzögern
Wenn Sie einen Mitarbeiter kündigen oder er kündigt, schulden Sie eine Abschlusszahlung. Während das Bundesgesetz nicht verlangt, dass Sie den Arbeitnehmer sofort bezahlen, kann das staatliche Recht. Überprüfen Sie die Regeln in Ihrem Bundesstaat. Verstöße gegen diese Regeln können zu Strafen oder sogar zu rechtlichen Schritten führen.
Reise und Unterhaltung unter einem nicht rechenschaftspflichtigen Plan erstatten
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Reise- oder Unterhaltskosten für das Unternehmen entschädigen, entstehen möglicherweise unnötige Lohnsteuern, wenn Sie die Erstattung nicht ordnungsgemäß vornehmen. Wenn sie einfach eine Rückerstattung beantragen und sie diese bezahlen, ist die Erstattung für sie steuerpflichtig und unterliegt Lohnsteuern. Wenn Sie jedoch einen "rechenschaftspflichtigen Plan" annehmen, ist die Erstattung für sie nicht steuerpflichtig und Sie zahlen keine Lohnsteuer; Sie ziehen die T & E-Kosten ab. Um ein verantwortlicher Plan zu sein, müssen Sie den IRS-Richtlinien folgen.
Gläubiger vor der Regierung bezahlen
Wenn Sie eine Geldknappheit erleben, stellen Sie sicher, dass der IRS an der Spitze Ihrer Liste steht. Wenn Sie sich entscheiden, den Vermieter oder andere Gläubiger zu bezahlen, anstatt zuerst die Lohnsteuer zu zahlen, können Sie persönlich für alle diese ausstehenden Steuern haftbar werden, selbst wenn Ihr Unternehmen gegründet oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist. Machen Sie Lohnsteuer eine Priorität, so dass Sie keine Strafe für die Rückzahlung des Treuhandfonds auslösen.
Übergabe von Lohnverpflichtungen
Während einige kleine Unternehmen ihre Gehaltsabrechnung intern vornehmen, entscheiden sich andere dafür, Außenstehende - Buchhalter, Buchhalter, Lohnbuchhalter und professionelle Arbeitgeberorganisationen - mit der Lohnabzugs-, Steuereinzahlungs- und Gehaltssteuererklärung zu beauftragen. Normalerweise klappt das gut, aber es gibt einige schlechte Gehaltsempfänger, die ihren Verpflichtungen nicht nachkommen, und Sie geraten in Schwierigkeiten. Warum? Weil Sie als Arbeitgeber für all diese Lohnverpflichtungen verantwortlich sind. Es liegt an Ihnen, ihre Aktivitäten in Ihrem Interesse zu überwachen. Die IRS hat eine Liste von zertifizierten PEOs, die Unternehmen sind, die IRS-Standards erfüllen. Die Auflistung wird regelmäßig aktualisiert.
Ignorieren von Arbeitslosenansprüchen
Wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, kann er Arbeitslosengeld beantragen. Wenn die Ausreise freiwillig ist oder der Arbeitnehmer wegen schweren Fehlverhaltens (z. B. sexuelle Belästigung eines Mitarbeiters, beruflicher Rausch, Diebstahl des Unternehmens) eingestellt wurde, hat er keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld. Wenn Sie fehlerhafte Forderungen nicht anfechten, können Sie unnötigerweise höhere staatliche Arbeitslosensteuer zahlen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Staat, wie Sie den fehlerhaften Anspruch eines Arbeitnehmers auf Leistungen anfechten können.
Ein schlechter Rekordhalter sein
Das Gesetz verlangt, dass Sie die Lohnbuchhaltung führen und diese dem IRS unter bestimmten Umständen zur Verfügung stellen. Normalerweise müssen Sie Aufzeichnungen für mindestens vier Jahre führen. Diese Aufzeichnungen enthalten Arbeitszeitnachweise oder andere Aufzeichnungen über geleistete Arbeitsstunden, Spesenkonten, Kopien von W-2 und I-9, Unfallberichte und andere relevante Gehaltsabrechnungsinformationen.
Wenn keine neuen Mitarbeiter vorhanden sind, füllen Sie das Formular 8850 aus
Sie können nicht sagen, indem Sie einen neuen Mitarbeiter betrachten, ob er oder sie von einer Zielgruppe ist, die Sie berechtigt, das Arbeitsgelegenheitsguthaben zu beanspruchen. Lassen Sie jeden neuen Mitarbeiter das Formular 8850, ein IRS-Formular, ausfüllen. Es wird verwendet, um Arbeiter für die Zwecke des Kredits vorzuprüfen. Das Formular muss spätestens am 28-Kalendertag nach dem Datum, an dem das Mitglied einer anvisierten Gruppe für Sie arbeitet, bei Ihrer staatlichen Arbeitsschutzbehörde (SESA) eingereicht werden. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie das Guthaben für die Arbeitsgelegenheit nicht annehmen, auch wenn Sie sonst dazu berechtigt wären.
Fehlende Beschäftigungsposter
Sie müssen Plakate für bestimmte Bundes- und Landesarbeitsgesetze vorlegen. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie bestraft werden. Der Betrag hängt von der Art des Posters ab, der angezeigt werden soll. Finden Sie die Poster, die Sie benötigen, vom DOL Poster Advisor. Ihre staatliche Arbeitsbehörde kann Ihnen mitteilen, welche Landesgesetzplakate Sie verwenden sollen. Bezahlen Sie keine externe Firma für sie. Laden Sie erforderliche Poster von Websites der Regierung herunter.
Lohnabrechnung Foto über Shutterstock
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