14 Tipps Für Eine Erfolgreiche Webkonferenz

Der Geschäftsbetrieb wird zunehmend über Online-Meetings abgewickelt.

Geräte werden sofort einfacher zu verwenden, mit nahtlosen Integrationen und ausgefeilteren und leistungsfähigeren Funktionen. Auch Menschen auf der Durchreise können bequem von ihrem Smartphone zu einem Rastplatz fahren oder einen ruhigen Platz finden und an einer Online-Konferenz teilnehmen.

Business-Web-Konferenzlösungen sind preiswert und reichen oft von $ 20 pro Monat bis zu $ ??40 pro Monat für ein funktionsreiches Service-Paket. Laut einer Tabelle von Getvoip.com, einem Web-Kommunikationsberater, bieten die meisten VoIP-Telefonanbieter sogar Web-Konferenzlösungen als Add-On für eine monatliche Gebühr von $ 5 pro Monat bis zu $ ??15 pro Monat an.

Webkonferenzen können eine Offenbarung sein - oder eine große Zeitverschwendung für einige Organisationen, wenn sie nicht ordnungsgemäß implementiert werden. Die technologischen Wunder sind wertlos, wenn Web-Meetings unorganisiert, zu lang, zu kurz, mäandrisch oder auf andere Weise ineffizient und ineffektiv sind. Mit anderen Worten, die Attribute eines guten Meetings, das abgehalten wird, wenn sich alle im selben Konferenzraum befinden, müssen so gut wie möglich in einem Webkonferenzformat beibehalten werden.

Mary Polley-Berte von SyberWorks bot eine erschöpfende Liste von Webkonferenz-Tipps. Hier sind einige ihrer Vorschläge, um Ihre Webkonferenzen erfolgreich zu machen:

  • Sei sehr vorsichtig in der Produktion von PowerPoint-Folien. Sie müssen zwingend und auf dem Punkt sein.
  • Haben Sie eine "go-to" Person Wer ist der zentrale Fokus bei der Organisation des Treffens?
  • Lassen Sie die Teilnehmer wissen Was wird während des Treffens angegangen?
  • Probieren und testen die Präsentation vor dem Treffen.
  • Im Allgemeinen, stellen Sie sicher dass alle, die an der Durchführung der Webkonferenz beteiligt sind, mit der Technologie vertraut sind, die verwendet wird.

Einige der folgenden Vorschläge von Polley-Berte - es gibt mehr 23 - sind sehr nützlich. Fazit: Die Web-Konferenztechnologie befindet sich noch in einem frühen Stadium, aber die Schlüssel zu ihrer weitgehenden und effektiven Nutzung basieren auf dem althergebrachten gesunden Menschenverstand.

CIO Esther Schindler deckt etwas von dem gleichen Gebiet ab wie Polley-Berte. Aber ihr einzigartiger Spin und ihre Einsichten machen ihre Gedanken zu einer lohnenden Lektüre.

Schindler schlägt vor, dass das Senden von Informationen vor einer Telefonkonferenz wichtiger ist als bei einem internen Meeting. Grundregeln sind aufgrund der Art von Web-Telefonkonferenzen wichtig. Sie fügt hinzu, dass eine strenge Kontrolle ein Muss ist. Personen, die an Webkonferenzen teilnehmen, sind allen Ablenkungen eines Home Offices oder Starbucks ausgesetzt. Daher ist geistige Disziplin enorm wichtig.

Es ist auch wichtig, nicht dem "out of sight out of mind" -Syndrom zum Opfer zu fallen. In hybriden Meetings, in denen die meisten Menschen an einem Ort sind, aber eine bedeutende Anzahl von Teilnehmern fernversorgt ist, gibt es eine Tendenz, diejenigen zu vergessen, die nicht im Raum sind. Eine strukturierte Vorgehensweise ist ein wichtiger Schritt, um dies zu verhindern.

Die Humboldt State University befasst sich in einem unbebauten Stück mit Web Conferencing von der Woche vor, während und nach den Aussichtspunkten. Für jeden Zeitraum gibt es mehrere Vorschläge. Hier sind die Besten von jedem:

  • Vor: Erwarte wahrscheinliche Teilnehmerfragen und bereite Antworten vor; eine Agenda bereitstellen und ein klares Verständnis für das Ziel der Konferenz schaffen.
  • Während eines Trockenlaufs: Verwenden Sie die Computer, die während der Veranstaltung verwendet werden, um sicherzustellen, dass sie über die richtige Software verfügen und ordnungsgemäß funktionieren. schließe alle Redner und Moderatoren in den Trockenlauf ein, damit jeder weiß, was zu tun ist.
  • Der Tag der Sitzung: Verwenden Sie eine detaillierte Agenda; Beginnen Sie die Online-Sitzung 30 Minuten vor dem Ereignis.
  • Während der Sitzung: Die Einladung der Teilnehmer, sich über einen Chat selbst vorzustellen, dient dem doppelten Zweck, sie mit der Technologie vertraut zu machen und sie in Bewegung zu halten; gehe durch die Agenda und mache einen Soundcheck.
  • Nach der Sitzung: Überprüfen Sie alle Aufzeichnungen, um alle Aspekte der Durchführung einer Webkonferenz zu verbessern. Veröffentlichen Sie einen Link zu der Aufzeichnung, von der die Teilnehmer und andere profitieren können.

Dr. Tony Karrer von eLearning Technologies bot auch eine Liste von Schritten an, die die Chancen erhöhen, eine erfolgreiche Webkonferenz abzuhalten. Der Artikel ist nicht neu, aber er hat Ratschläge, die immer noch sehr relevant sind. Einige von Karrers wichtigen Einsichten:

  • Planen Sie keine Ad-hoc-Teilnahme von den Teilnehmern. Entwerfen Sie sie in. Wenn Leute freiwillige Eingabe geben, betrachten Sie es als einen Bonus.
  • Wenn es lang ist oder Multipoint-Sitzung, Design in Pausen.
  • Wenn die Webkonferenz Zeitzonen - insbesondere international - zeitlich sehr genau planen.
  • Ermutige die Leute wer wird präsentieren zu verwandten Themen oder während desselben Panels, um vor der Veranstaltung miteinander zu kommunizieren.

Webkonferenzen bieten enorme Vorteile. Gleichzeitig sind sie vorbereitungsintensiv. Viele der Dinge, die bei einem Treffen auf der Grundlage von Räumlichkeiten natürlich passieren, wie spontane Gespräche während der Kaffeepausen und die Fähigkeit für die Leute, die verbalen Hinweise der Redner zu lesen, fehlen ganz oder weitgehend. Das zu kompensieren ist schwierig, aber nicht unmöglich.

VOIP-Konferenzfoto über Shutterstock


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