50 Gut Bewachte Geheimnisse Über Business E-Mail-Etikette

E-Mail kann wichtig sein, aber wenn Sie nicht richtig kommunizieren, könnten Sie Ihrem Unternehmen schaden.

Es gibt einige Regeln und Richtlinien für geschäftliche E-Mail-Etikette, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Kommunikation solide ist. Hier sind 50 Tipps.

Business E-Mail Etikette Tipps

Haben Sie eine professionelle E-Mail-Adresse

Bevor Sie mit dem E-Mail-Versand beginnen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre tatsächliche E-Mail-Adresse korrekt ist. Idealerweise haben Sie eine offizielle E-Mail-Adresse, die mit der URL Ihres Unternehmens endet. Aber wenn Sie ein persönliches Google Mail-Konto oder etwas Ähnliches verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie es einfach mit Ihrem Namen oder Initialen halten, anstatt zu versuchen, süß oder lustig zu werden.

Fügen Sie eine direkte Betreffzeile hinzu

In jeder E-Mail sollten Sie eine Betreffzeile einfügen, die den Inhalt der E-Mail genau wiedergibt. Nur eine kurze Zusammenfassung gibt dem Empfänger eine Vorstellung davon, was er zu erwarten hat, bevor er Ihre Nachricht liest.

Verwenden Sie bei Bedarf nur "Allen antworten"

Wenn Sie E-Mails erhalten, die alle in Ihrer Organisation oder sogar einige wenige Personen enthalten, könnten Sie versucht sein, alle Personen in Ihre Antwort einzubeziehen. Dies kann jedoch zu viel verschwendeter Zeit für Menschen führen, wenn die Nachricht für sie nicht relevant ist. Also vorsichtig sein und nur antworten, wenn es absolut notwendig ist.

Korrektur lesen

Sie möchten sich nicht die Zeit nehmen, eine großartige E-Mail-Nachricht zu erstellen, nur damit sie mit Rechtschreib- und Grammatikfehlern übersät ist. Nehmen Sie sich also vor dem Senden eine Minute Zeit zum Korrekturlesen und Rechtschreibprüfung, damit Sie mögliche Fehler erkennen können.

Re-read für Ton

Aber Sie sollten auch Ihre Nachricht mit einem Gedanken lesen, wie Ihr Empfänger es lesen wird. Manchmal kann Ton in E-Mails verloren gehen. Stellen Sie also sicher, dass es so aussieht, wie Sie es vorhaben.

Achte auf deine Manieren

Und natürlich sollten Sie wie bitte netto und danke in jeder Nachricht enthalten.

Halten Sie es formeller für Kunden / Vorgesetzte

Es gibt viele verschiedene Formalitäten, wenn es um E-Mails geht. Stellen Sie also sicher, dass Sie Ihre Beziehung mit jeder Person in Betracht ziehen, bevor Sie sich zu wohl fühlen. "Hey Leute" könnte eine passende Begrüßung für deine Freunde sein. Aber im Umgang mit Kunden möchten Sie es vielleicht etwas professioneller halten.

Verwenden Sie die Formalität für neue Kontakte

Ebenso ist es eine gute Idee, die Dinge mit den Leuten, mit denen Sie zum ersten Mal mailen, ziemlich formell zu halten, bis Sie sie gut genug kennen, um sie zu ändern.

Verwenden Sie eine akzeptable Begrüßung

Genauer gesagt möchten Sie die Begrüßungen berücksichtigen, die Sie für jede Person verwenden. Im Allgemeinen sollten Sie "Hey ..." zu Leuten halten, die Sie ziemlich gut kennen. "Hallo" und vollständige Namen sind eher für Kunden oder Erstkontakte geeignet.

Bleib bei der Sache

Im tatsächlichen Text Ihrer E-Mail sollten Sie sie so kurz wie möglich halten. Lassen Sie den Empfänger nicht einen Roman lesen, nur um herauszufinden, was Ihr Hauptpunkt ist.

Bricht lange Nachrichten auf

Wenn Sie mehrere Punkte eingeben müssen, trennen Sie den Text mit verschiedenen Absätzen oder geraden Zahlen, um das Lesen zu erleichtern.

Sei klar mit deinem Aufruf zum Handeln

Sie sollten auch überlegen, was der Empfänger mit Ihrer Nachricht tun soll. Wenn Sie suchen, um mit einer bestimmten Information zu antworten, sagen Sie ihnen das am Ende Ihrer E-Mail.

Verwenden Sie Pflege mit Akronymen und Jargon

Wenn Sie Akronyme oder branchenspezifische Begriffe in Ihre E-Mails eingefügt haben, sollten Sie das Wissen des Empfängers berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise mit Kunden aus verschiedenen Branchen zu tun haben, möchten Sie vielleicht ein wenig mehr Informationen einbeziehen als bei Ihren Kollegen.

Betrachten Sie Ihren Abschluss

Dann sollten Sie am Ende jeder E-Mail eine entsprechende Abschlusserklärung auswählen. Verwenden Sie etwas wie "Danke" oder "Beste" für geschäftliche E-Mails.

Fügen Sie einen Signaturblock hinzu

Sie können auch einen Signaturblock hinzufügen, der einige weitere Informationen am Ende Ihrer E-Mails enthält. Fügen Sie Ihren Namen und einige Kontaktinformationen ein.

Notieren Sie alle Anhänge

Wenn Sie Dokumente an eine E-Mail anhängen, lassen Sie den Empfänger wissen, worum es sich handelt, damit er sie nicht öffnen muss, nur um das herauszufinden.

Vergessen Sie nicht, sich anzuhängen

Es ist auch ziemlich üblich, dass Leute sagen, dass sie etwas anhängen und dann vergessen, es tatsächlich zu tun. Überprüfen Sie das also vor dem Senden.

Überprüfen Sie die Dateigröße

Aber Vorsicht beim Anhängen großer Dateien. Nur wenn es absolut notwendig ist. Oder Sie könnten versuchen, die Größe der Fotos zu ändern oder die Datei in kleinere Teile aufzuteilen, um sie übersichtlicher zu gestalten.

Zip große Dateien

Wenn Sie große Dateien anhängen müssen, legen Sie sie in eine ZIP-Datei, um es für Ihren Empfänger einfacher zu machen.

Fragen Sie zuerst nach diesen Anhängen

Es ist auch eine gute Methode, Ihren Empfänger zu fragen, ob es in Ordnung ist, eine große Datei vorher zu senden. Und dann finden Sie heraus, wann die beste Zeit für Sie wäre, eine solche Datei zu senden.

Informieren Sie sich über Dateitypen

Überprüfen Sie außerdem, auf welche Programme Ihre Empfänger zugreifen können, damit Sie sicher sein können, dass sie die von Ihnen gesendeten Anhänge öffnen können.

Senden Sie PDFs, wenn möglich

Aber PDF-Dateien sind auf jedem Gerätetyp einfach zu sehen. Wenn möglich, senden Sie PDFs anstelle von Dateien, die ein bestimmtes Programm erfordern.

Öffnen Sie keine Anhänge von Personen, die Sie nicht kennen

Wenn Sie auf der anderen Seite dieser Gleichung einen Anhang in einer E-Mail erhalten, die Sie nicht erwartet haben, achten Sie darauf, sie zu öffnen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie den Absender nach dem Anhang, bevor Sie ihn öffnen.

Vertrauliche Informationen nicht teilen

Da E-Mails so einfach weitergeleitet und geteilt werden können oder versehentlich an die falsche Person gesendet werden, ist dies nicht das richtige Format für die Weitergabe sensibler oder vertraulicher Informationen.

Verwenden Sie Vorsicht mit Humor

Sie könnten auch versucht sein, Ihren E-Mails ein wenig Spaß oder Humor hinzuzufügen. Aber da es in E-Mails schwierig sein kann, den Ton zu entschlüsseln, stellen Sie sicher, dass es sehr klar ist, oder halten Sie die Witze für Leute, mit denen Sie wirklich zufrieden sind.

Bleib weg von Silly Fonts

E-Mail ist auch nicht der richtige Ort für Sie, um mit Designelementen kreativ zu werden. Bleiben Sie bei den Schriftarten, die klassisch und leicht zu lesen sind.

Bleib bei Black and White

Bleiben Sie außerdem von eindeutigen Schriftfarben und Hintergrundmustern fern. Klassisches Schwarz und Weiß ist am einfachsten zu lesen.

Beschränkung der Verwendung von Ausrufezeichen

Ausrufezeichen können Ihnen helfen, ein Gefühl von Aufregung oder Betonung zu vermitteln. Aber verwenden Sie sie nicht im Übermaß oder Ihre Nachricht wird nicht so professionell erscheinen.

Verwenden Sie Vorsicht mit allen Kappen

Alle Caps können auch etwas Betonung hinzufügen. Es kann aber auch schreien. Also, es sei denn, es ist wirklich notwendig, stattdessen Kursiv oder etwas zu verwenden.

Verwende nur Emoticons mit bestimmten Personen

Wenn es um Smileys und Emoticons geht, halten Sie diese für Gespräche mit Freunden und Kollegen bereit, die Sie nicht falsch interpretieren oder für unprofessionell halten.

Berücksichtige verschiedene Kulturen und Sprachen

Sie könnten auch manchmal mit Menschen aus verschiedenen Kulturen oder Hintergründen übereinstimmen. Denken Sie also daran, wenn Sie Ihre Antworten erstellen, damit Sie niemanden beleidigen oder verwirren.

Treten Sie vor dem Senden emotionaler Nachrichten zurück

Wenn Sie sich jemals in einer Situation befinden, in der Sie eine wütende oder anderweitig emotionale E-Mail senden müssen, erstellen Sie Ihre Nachricht und treten Sie dann für eine Weile aus Ihrem Kopf. Dann besuche die Nachricht später, um sicherzustellen, dass es tatsächlich das ist, was du sagen möchtest.

Antwort auf versehentliche Nachrichten

Senden Sie in Situationen, in denen Sie eine E-Mail erhalten, die nicht für Sie bestimmt ist, eine Antwort an den Absender, um sie schnell zu informieren.

Bestätigen Sie den Eingang für Nachrichten, die Sie nicht sofort erreichen können

Und wenn Sie eine E-Mail erhalten, die für Sie bestimmt ist, die Sie aber nicht sofort beantworten können, lassen Sie den Absender wissen, dass Sie ihn erhalten haben und wann Sie ihn erreichen können.

Starten Sie eine neue E-Mail-Kette für neue Themen

Wenn Sie jemanden mailen, mit dem Sie häufig korrespondieren, kann es verlockend sein, nur eine Kette ununterbrochen laufen zu lassen. Aber das kann es für Sie schwierig machen, Ihre Unterhaltungen zu organisieren. Starten Sie eine neue Kette für jedes neue Thema.

Nachrichten nur bei Bedarf weiterleiten

Weiterleitung kann eine nützliche Funktion für E-Mail-Benutzer sein. Es kann aber auch überstrapaziert werden. Bevor Sie also Nachrichten weiterleiten, stellen Sie sicher, dass sie wirklich notwendig sind, damit Sie keine Leute mit E-Mails bombardieren.

Fügen Sie eine persönliche Nachricht beim Weiterleiten hinzu

Wenn Sie E-Mails weiterleiten müssen, fügen Sie oben eine persönliche Nachricht hinzu, um sie zu erläutern, anstatt nur vorwärts zu blättern und den Empfänger dazu zu bringen, die gesamte E-Mail ohne Kontext durchzulesen.

Überprüfen Sie den Inhalt vor der Weiterleitung

Und wenn Sie eine Nachricht oder eine andere Art von Informationen weiterleiten, für die Sie nicht persönlich bürgen können, führen Sie einige Nachforschungen durch, um die Genauigkeit zu überprüfen, damit Sie keine Zeit mit Informationen verschwenden, die nicht korrekt sind.

Fügen Sie Personen nicht zu E-Mail-Listen hinzu, für die sie sich nicht angemeldet haben

Wenn Sie über Gruppen-E-Mail-Ketten oder -Listen verfügen, an die Sie regelmäßig E-Mails senden, fügen Sie nur Personen zu dieser Liste hinzu, wenn Sie ihnen ihre Berechtigung erteilt haben.

Fragen Sie höflich, dass Sie die Listen genommen haben, für die Sie sich nicht angemeldet haben

Und wenn Sie jemals zu einer Liste hinzugefügt wurden, für die Sie sich nicht angemeldet haben, haben Sie keine Angst den Absender zu kontaktieren und höflich darum gebeten zu werden.

Geben Sie den Personen ausreichend Zeit, um vor dem Senden von Erinnerungen zu antworten

Wenn Sie eine E-Mail gesendet haben und keine Antwort erhalten haben, können Sie eine kurze Erinnerung senden. Stellen Sie sicher, dass Sie der Person ein oder zwei Tage Zeit gegeben haben, um darauf zu reagieren, je nachdem, wie lange es normalerweise dauert.

Kontrolliere deinen Spam ordner

Es ist auch eine gute Idee, Ihren Junk- oder Spam-Ordner zu überprüfen, bevor Sie Erinnerungs-E-Mails an Personen senden - nur für den Fall, dass sie ihn bereits gesendet haben.

Verwenden Sie Abwesenheitsnachrichten im Urlaub

Wenn Sie für mehr als einen oder zwei Tage in den Urlaub oder aus dem Büro gehen, richten Sie eine automatische Antwort oder Abwesenheitsnachricht ein, damit die Leute eine schnelle Antwort erhalten, wenn sie Ihnen eine E-Mail senden.

Lassen Sie Leute wissen, wann Sie antworten werden

Geben Sie in dieser Nachricht das Datum an, an dem Sie wieder im Büro sind und wann Sie E-Mails zurücksenden können, damit sie wissen, wann sie eine Antwort erwarten können.

Geben Sie ihnen einen weiteren Kontakt für dringende Angelegenheiten

Falls Sie besonders dringende Anfragen haben, fügen Sie einen weiteren Kontakt in Ihrem Unternehmen hinzu, mit dem Sie in Kontakt treten können.

Fügen Sie die E-Mail-Adresse zuletzt hinzu

Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, beginnen Sie mit dem Betreff und Inhalt, bevor Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers hinzufügen. Dies verhindert, dass Sie es versehentlich zu früh senden.

Überprüfen Sie den Empfänger

Sie möchten auch sicherstellen, dass Sie es an die richtige Person senden. Überprüfen Sie das also immer vor dem Senden.

Triple-Check Name Rechtschreibung

Und gehen Sie zurück und überprüfen Sie noch einmal, ob Sie den Namen der Person korrekt in Ihrer E-Mail geschrieben haben. Sie können in diesem Fall nicht zu vorsichtig sein.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Name richtig angezeigt wird

Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr eigener Name in Ihrer Signatur und im Absenderfeld korrekt angezeigt wird.

Wenn nötig, schnell löschen

Einige E-Mail-Clients wie Google Mail verfügen über eine Funktion, mit der Sie gesendete E-Mails löschen können, wenn Sie dies sofort tun. Wenn Sie also vergessen haben, etwas zu überprüfen, löschen Sie die E-Mail schnell, bevor sie tatsächlich an den Empfänger gelangt.

E-Mail-Foto über Shutterstock


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