Kleinunternehmer werden oft von Automatisierungssoftwaresystemen verunsichert, die versprechen, einen wichtigen Geschäftsprozess zu rationalisieren. Diese Systeme können erheblich an Attraktivität gewinnen, indem sie versprechen, sowohl die Kosten als auch den Personalbedarf zu reduzieren und dennoch die notwendigen Arbeiten zu erledigen.
Allerdings behaupten diese Systeme normalerweise, "Art und Weise und vergesse es" Art von Geschäften. Dies kann irreführend sein und zu unrealistischen Erwartungen sowie zu mangelhaften Umsetzungsstrategien führen.
Glücklicherweise ist es möglich, einen großen Nutzen aus Automatisierungssystemen zu ziehen, solange Sie sowohl ihre Vorteile als auch ihre Grenzen verstehen.
Es ist wichtig zu verstehen, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen zuverlässig automatisiert werden können. Diese können Gehaltsabrechnung, Abrechnung, Kostenrechnung, Überwachung der IT-Infrastruktur, Internet-bezogenes Marketing, Management von Interessenten und Kunden, Überwachung der Konkurrenzfähigkeit und viele andere umfassen. Der Trick besteht darin zu bestimmen, welche Prozesse, wenn sie automatisiert sind, den größten Nutzen für Ihr Unternehmen im Besonderen bieten.
Eine Methode, um diesen Wert zu ermitteln, besteht darin, die Zeit der Mitarbeiter sorgfältig zu überwachen, um festzustellen, ob die Mitarbeiter viel Zeit für Prozesse aufwenden, die leicht automatisiert werden können. In solchen Fällen bietet die Implementierung eines automatisierten Systems häufig eine hohe Kapitalrendite, da weniger Zeit für langwierige Tätigkeiten aufgewendet wird und Mitarbeiter für andere Aufgaben freigestellt werden.
Die Auswahl und Implementierung spezifischer Software zur Erfüllung von Automatisierungsanforderungen ist ein zu weites Thema, das hier vollständig abgedeckt werden kann (hier verdienen die Berater ihr Geld).
Nachdem Sie jedoch festgelegt haben, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen erfolgreich automatisiert werden können, gibt es einige universelle Best Practices für Automatisierungssoftware, an die Sie sich erinnern sollten:
Integrationsfunktionalität
Stellen Sie sicher, dass die Integrationsfunktionalität in dem von Ihnen ausgewählten System vorhanden ist. Moderne Business-Programme sollten miteinander kommunizieren, so dass Sie Daten sammeln, abrufen und bearbeiten können, wie Sie es für richtig halten.
Wenn ein Programm viele proprietäre Protokolle verwendet, dann suchen Sie woanders nach Software, die gut zu anderen passt.
Langlebigkeit
Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl von Automatisierungsprogrammen ist die Langlebigkeit. Nischenprogramme, die neu und relativ unbewiesen in einer Geschäftsumgebung sind, sind riskant, weil sie nicht lange dauern können. Selbst wenn das Programm wie angekündigt funktioniert, könnten Sie also stecken bleiben, wenn ein Update benötigt wird und das Geschäft untergegangen ist.
Wenn es darum geht, wichtige Geschäftsprozesse zu automatisieren, sollten Sie aus qualitativ hochwertigen Programmen auswählen, die den Test der Zeit bestanden haben. Kleine Unternehmen suchen häufig nach Quickbooks, ADP und sogar Microsoft Dynamics GP, um die Grundlage für die Automatisierungsinfrastruktur zu schaffen. Obwohl diese nicht perfekt auf die Bedürfnisse jedes Einzelnen zugeschnitten sind, verdient jeder einen sorgfältigen Blick.
Überwachen und aktualisieren
Denken Sie daran, dass selbst die fortschrittlichsten Automatisierungssysteme nicht ohne regelmäßige Überwachung und Updates ausgeführt werden können. Im Allgemeinen sollten Programme täglich überprüft werden, um eine ordnungsgemäße Funktionsweise sicherzustellen, so dass Probleme schnell behoben werden können.
Wenn das von Ihnen gewählte Softwareprogramm einen Wartungsvertrag anbietet, wäre es ratsam, in dieses Programm zu investieren. Automatisierungssysteme sollten mindestens zweimal jährlich neu bewertet oder aktualisiert werden. Manchmal enthält ein Wartungsvertrag automatische Softwareaktualisierungen, was ein sehr wertvoller Vorteil ist.
Software ändert sich schnell und erfordert regelmäßige Wartung, um eine reibungslose Integration in Ihre täglichen Prozesse zu gewährleisten. Wenn Sie feststellen, dass Software nach der Aktualisierung Probleme hat oder Probleme verursacht, sollten Sie unbedingt nach einem Ersatz suchen. Die Unannehmlichkeit der Implementierung eines neuen Automatisierungsprogramms wird oft durch die erhöhte Funktionalität gemildert, die es bietet.
Automatisierungsprogramme können sich erheblich auf das Endergebnis Ihres Unternehmens auswirken, aber es ist wichtig, nicht zu optimistisch zu werden. Ihr Auto fährt Sie nicht zur Arbeit und Ihr Herd kocht nicht selbst. Nur Menschen können ein Geschäft führen. Wenn Software Amok läuft, passieren schlimme Dinge.
Konzentrieren Sie sich auf die Erstellung einer soliden Implementierungs- und Wartungsstrategie und Sie können Ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig Ihre Gewinne steigern.
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