Überprüfung: Quickbooks Premier Edition 2008

Als begeisterter Benutzer und Befürworter von QuickBooks Pro (Version 2002) habe ich bei der Gelegenheit von Anita die Gelegenheit ergriffen, QuickBooks Premier Edition 2008 auf Herz und Nieren zu prüfen. Für den Rekord bin ich kein IT-Typ und ich bin kein Buchhalter. Meine Überprüfung kommt direkt aus der Sicht eines überarbeiteten Unternehmers, der versucht, die Zeit und die Aufgaben zu minimieren, die mit einer verantwortungsvollen Buchführung verbunden sind (was ich "rote Arbeit" nenne), wodurch Zeit für den Verkauf und die Vermarktung des Unternehmens entsteht. Das heißt, lass uns darauf kommen.

Überprüfung von QuickBooks Premier 2008

QuickBooks von Intuit hat sich von einem verantwortungsvollen Buchhaltungspaket zu einem Partner in Ihrem Unternehmen entwickelt und bietet Lösungen, die über die Buchhaltung hinausgehen und Ihnen helfen, Ihr Geschäft besser zu führen. Alle grundlegenden Buchhaltungsgrundlagen sind vorhanden, z. B. sparen Sie Zeit bei alltäglichen Aufgaben wie: Rechnungen bezahlen, Ausgaben verfolgen, Schecks drucken, Schätzungen und Rechnungen erstellen. Sie können anpassbare 100 + -Reports nach Branchentyp erstellen, Businesspläne zusammenstellen sowie Umsatz- und Kostenprognosen erstellen, Bestandskosten verfolgen und Abrechnungssätze nach Mitarbeiter und Servicetyp festlegen.

QuickBooks glänzt wirklich auf diese Weise:

  • Branchenspezifische Hauptbuchhaltung und Planung: QuickBooks bietet branchenspezifische Hauptbücher und Planungswerkzeuge. Wenn Sie QuickBooks Premier Edition 2008 installieren, werden Sie aufgefordert, eine von sieben (7) spezifischen Branchen auszuwählen: Buchhaltungsfachleute, Bauunternehmer, Hersteller, Großhändler und Distributoren, Nonprofits, professionelle Dienstleistungsunternehmen und Einzelhändler. Diese Funktion spart Zeit beim Einrichten Ihrer Bücher und verbessert die Genauigkeit, da viele allgemeine Steuerelemente und Eingabefunktionen bereits für Ihre Branche zugeschnitten sind.
  • Erweitertes Reporting und Dashboard: Wenn Sie sich anmelden, sehen Sie anstelle eines komplexen bildschirmähnlichen Bildschirms ein einfacheres symbolbasiertes Dashboard (siehe Abbildung unten), in dem Sie die gewünschten Aktivitäten auswählen können, z. B. Schätzungen erstellen, Rechnungen erstellen und Zahlungen eingeben erhalten und so weiter. QuickBooks Premier organisiert auch Daten nach: Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Bericht (e). So können Sie beispielsweise alle Informationen und Transaktionen zu einem bestimmten Kunden oder einem Lieferanten schnell auf einem Bildschirm anzeigen.

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  • Fähigkeit zur Durchführung von Vertriebs-, Marketing- und Kontaktmanagementfunktionen: QuickBooks Premier 2008 ermöglicht Benutzern die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern, ohne das Hauptbuch zu verlassen. Beispielsweise können Sie beim Überprüfen von Rechnungen auf drei separate Links für den Zugriff zugreifen: Kartenanweisungen, Fahranweisungen und E-Mails. Wenn Sie den Kunden über eine Rechnung informieren möchten, können Sie direkt eine E-Mail senden, ohne QuickBooks zu verlassen. Genau die gleichen Funktionen sind für Vertriebsmitarbeiter verfügbar, die Kundenanfragen aufrufen, bei denen Sie auf Google Maps / Wegbeschreibungen zugreifen können. Sie können abrechenbare Stunden auch aus Ihrem Outlook-Kalender erfassen.

Added Services

QuickBooks bietet auch optionale Add-On-Produkte und Dienstleistungen an. Für zusätzliche Gebühren kann der QuickBooks-Benutzer folgende Vorteile nutzen: Payroll Services, Kreditkartenverarbeitung und wenn Sie Inventar, Merchant Services für Web Stores sowie Billing Solutions führen.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie QuickBooks Ihnen hilft, Ihr Geschäft besser zu verwalten. Payroll beißt den Geschäftsinhaber in einer Weise, die der Geschäftsinhaber selten in Betracht zieht. Payroll Steuereinhaltung ist subtil und nicht ein Bereich, mit dem Sie sich jemals anrühren möchten. Viele Kleinunternehmer, die eine Gehaltsabrechnung vornehmen müssen, wählen den Prozess intern. Es ist nicht ungewöhnlich, da das geltende Gesetz an dem "Ehrensystem" arbeitet und dem Geschäftseigentümer mehrere Tage Zeit gibt, sich mit den Steuerbehörden der Fed, des Staates und der Kommunalbehörden "abzufinden". Darin liegt der Haken ... viele Unternehmen zahlen ihre Mitarbeiter, scheitern aber an den notwendigen Lohnsteuerzahlungen.

Insofern als die FED das Sagen hat, hat das Versäumnis, mit den erforderlichen Lohnsteuereinbehalten Schritt zu halten, den Kleinunternehmer in finanzieller Hinsicht (Strafen und Zinsen) ähnlich wie die Verwendung eines Kredithai als alltäglicher Banker. Die Nutzung von QuickBooks Payroll Services beseitigt die Versuchung, die Lohnsteuerpflicht Ihres Unternehmens zu verzögern, indem die erforderlichen Steuermittel gleichzeitig mit den Lohneinlagen "eingezogen" werden. QuickBooks leitet dann den Steuererlös an die entsprechenden Steuerbehörden weiter, speichert alle erforderlichen Quartals- und Jahresendberichte und berechnet alle W-2.

Arbeiten mit Ihrem Buchhalter

Egal wie viele Verbesserungen QuickBooks mit jeder neuen Ausgabe entwickelt, alle Kleinunternehmer müssen einen Buchhalter haben, der ihre Bücher überprüft - mindestens einmal im Jahr. Benutzer von QuickBooks Premier 2008 können nun die Kopie ihres Buchhalters automatisch erstellen lassen, die Sicherheit wird verschlüsselt und auf einen sicheren Server hochgeladen. Der Buchhalter kann historische Buchhaltungsdatensätze des Unternehmens überprüfen und überarbeiten, während der Benutzer weiterhin tägliche Buchungsaufgaben ausführt. Ein wichtiges Merkmal des Prozesses ist der "Always-on-Audit-Trail". Diese Funktion erleichtert es sowohl dem Buchhalter als auch dem Geschäftsinhaber, frühere Betriebszeiträume zu verfolgen und zu vergleichen und zu verstehen, was sich geändert hat. Darüber hinaus werden mit dieser Funktion Fehler und betrügerische Transaktionen schnell aufgedeckt.

Zusammenfassung

QuickBooks Premier 2008 hat eine hervorragende Arbeit geleistet, um die Arbeit an Ihren Büchern zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Ich würde sogar so weit gehen, zu sagen, dass sich die Software amortisieren kann, weil sie Ihnen hilft, Ihre Forderungen schneller einzutreiben. Für alle Unternehmer, die das lesen, die Forderungen tragen, wissen Sie, wovon ich spreche.

QuickBooks Premier ist nicht billig - aber Qualität kommt nie billig. Beim aktuellen Listenpreis von $ 449.95 für einen Benutzer bin ich sicher, dass einige von Ihnen die günstigeren QuickBooks Pro oder Simple Start (es gibt sogar ein Online-Tool, das Ihnen hilft zu entscheiden, welche QuickBooks-Version für Sie geeignet ist) in Betracht ziehen. Aber wenn Ihr Unternehmen groß genug ist oder schnell genug wächst und Sie denken, dass Sie für "die ganze Enchilada" bereit sind, importiert QuickBooks Premier automatisch Ihre Buchhaltungsdaten und eliminiert so die doppelte Eingabe und alle Risiken, die mit diesem Prozess verbunden sind.

Ich habe vier bis fünf verschiedene GL-Pakete auf allen Ebenen der Geschäftsgröße kennengelernt und genutzt. Nach meiner Einschätzung bietet Intuit ein sehr gutes Produkt und QuickBooks Premier 2008 verdient Ihre ernsthafte Berücksichtigung.

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Über den Autor: Neal O'Sullivan ist ein strategischer Unternehmensberater, der mehrere Unternehmen gegründet und geleitet hat und anderen Unternehmen dabei hilft, ihre Finanzgeschäfte aufzubauen und effektiver zu arbeiten.


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