Eine verstärkte Einwanderungspolitik ist heute ein Kennzeichen der Verwaltung in Washington. In den ersten 100-Tagen nach der Trump-Einweihung stiegen die Zuzüge von Einwanderern durch die US-Einwanderungsbehörde ICE um fast 40 im Vergleich zu 2016. Darüber hinaus fügt die Verwaltung dem ICE neue 10,000-Agenten hinzu.
Mit dieser verstärkten Durchsetzung sollten sich die Arbeitgeber auf einen Anstieg der ICE-Prüfungen und Einwanderungsuntersuchungen vorbereiten.
Jetzt ist es an der Zeit, die Richtlinien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die I-9-Anforderungen an die Aufzeichnung erfüllt. Es ist auch wichtiger denn je, sich über Änderungen im Einwanderungsgesetz auf dem Laufenden zu halten.
Wenn Sie dies nicht tun, könnte der Einfluss groß sein. Selbst scheinbar geringfügige Aufzeichnungsfehler können teure Folgen haben, einschließlich Bußgelder, Geschäftsunterbrechungen oder Schlimmeres.
Hier sind drei Dinge, die Sie tun sollten, um Ihr Unternehmen zu schützen:
1. Verwenden Sie das neue I-9-Formular ab September 18
Sind Sie sich darüber im Klaren, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, I-9-Formulare von ihren Mitarbeitern ausleihen zu lassen? Es ist seit Jahrzehnten das Gesetz. Es ist eine Voraussetzung, ob Mitarbeiter in den USA geboren wurden.
Hier ist, was sich geändert hat. Im Juli 17, 2017, wurde ein neues I-9-Formular ausgegeben. Es ist Pflicht für alle Arbeitgeber Verwenden Sie das neue Form I-9 ab September 18, 2017oder mögliche Geldstrafen für die Verwendung eines veralteten Formulars.
Am September 18 müssen Sie beginnen, das I-9-Formular mit einem Revisionsdatum von 7 / 17 / 2017 zu verwenden.
Wie bleibst du auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass du die richtigen I-9-Formulare in deinem Onboarding-Prozess verwendest? Ein einfacher Weg ist die Nutzung der HRdirect I-9 und W-4 Smart App.
2. Führen Sie ein Compliance-Self-Audit durch
Trotz guter Absichten ist es für Unternehmen zu leicht, sich bei aktuellen und früheren Mitarbeitern über die I-9-Dokumentation zu beklagen - mit teuren Folgen.
Geldbußen haben sich im vergangenen Jahr verdoppelt. Bußgelder für Verstöße gegen die Dokumentationspflichten liegen nun bei $ 2,156 pro Verstoß. Geldstrafen springen zu $ ??4,313 für diejenigen, die wissentlich undokumentierte Arbeiter einstellen. Bei wiederholten Verstößen können die Strafen $ 20,000 überschreiten und sogar eine Gefängnisstrafe beinhalten.
Indem Sie ein I-9-Self-Audit durchführen, können Sie früh genug handeln, um ernsthafte Konsequenzen zu minimieren oder zu vermeiden. Ein I-9 Self-Audit hilft Ihrem Unternehmen:
- Fehler identifizieren und beheben,
- Eliminieren Sie Aufzeichnungen, die Ihr Unternehmen nicht mehr führen muss, und
- Stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich einen undokumentierten Mitarbeiter beschäftigen.
Die Zeit für ein I-9-Self-Audit ist bevor ICE vor Ihrer Haustür nach Datensätzen fragt.
ComplyRight bietet eine nützliche Anleitung zur Durchführung eines Selbst-Audits. Holen Sie sich hier den kostenlosen I-9 Self-Audit Guide.
3. Bereiten Sie sich im Voraus auf die Reaktion auf ICE-Audits vor
Bundes-ICE-Ermittler haben das Recht, bei einem Unternehmen ohne Ankündigung mit einer Einlieferungsbekanntmachung aufzutreten, um I-9-Formulare für aktuelle Mitarbeiter zu prüfen. Arbeitgeber in Schutzstädten und solche in Branchen wie Landschaftsgestaltung, Gastgewerbe und Restaurants können unter zusätzliche Kontrolle geraten. Es spielt keine Rolle, wie klein das Geschäft ist - Ihres könnte zufällig gewählt werden.
Auch wenn ICE das Recht hat, eine Prüfung durchzuführen, gibt es Dinge, die Arbeitgeber tun können, um den Umfang solcher Maßnahmen zu begrenzen:
- Bewahren Sie die I-9-Dokumentation an einer Stelle getrennt von anderen Mitarbeiterdatensätzen auf.
- Beschränken Sie die von Ihnen bereitgestellten Datensätze nur auf die erforderlichen Daten.
- Keine Zustimmung zu einer Suche in nicht öffentlichen Gebieten ohne einen legalen Durchsuchungsbefehl.
- Setzen Sie sich nicht unter Druck, auf Ihre erlaubte Kündigungsfrist zu verzichten. In der Regel haben Unternehmen drei Kündigungsfristen.
Benennen Sie auch einen Mitarbeiter, um die Reaktion des Unternehmens auf ICE-Audits zu koordinieren. Dieser Mitarbeiter sollte im Voraus sorgfältig geschult werden, einschließlich der Frage, wann er Rechtsberatung einholen muss.
Wenn man die folgenden Best Practices wie diese befolgt, kann eine ICE-Prüfung zu einer geringfügigen Geschäftslücke statt zu einer größeren Störung mit hohen Geldstrafen und anderen Strafen geführt werden.
In der heutigen Umgebung ist es wichtiger denn je, die richtigen Schritte zu unternehmen, wie die drei oben genannten Aktionen. ComplyRight ist darauf spezialisiert, Unternehmen aller Größenordnungen dabei zu unterstützen, die Komplexität der Compliance für die Einwanderung zu bewältigen, und verfügt über viele Ressourcen auf seiner Website, die helfen können.
Bild: Einwanderung und Zollkontrolle
