Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, das Menschen beschäftigt, müssen Sie eine breite Palette von Verantwortlichkeiten übernehmen. Viele dieser Verantwortlichkeiten sind ziemlich offensichtlich, wie die Lohnbuchhaltung oder die Erfüllung neuer Steuervorschriften.
Aber von Zeit zu Zeit wird ein Mitarbeiter zu Ihnen kommen, um etwas zu verlangen, das vielleicht etwas weniger direkt erscheint - wie zum Beispiel die Bereitstellung von Beweisen für eine Beschäftigung, um ihnen zu helfen, ein Bankdarlehen zu erhalten oder eine neue Mietwohnung zu ergattern.
Aber diese Art von Anfrage ist tatsächlich viel häufiger als Sie vielleicht denken. Und wenn es passiert, ist der einfachste Weg, um zu helfen, ein Verification of Employment (VoE) Brief zu veröffentlichen.
Was ist ein Verifikationsbescheid?
Ein VoE-Brief ist ein kurzes Dokument, das ein Mitarbeiter verwenden kann, um zu beweisen, dass er gerade in einem bestimmten Unternehmen beschäftigt ist. Banken und Hypothekengesellschaften werden häufig potenzielle Kreditnehmer auffordern, einen VoE-Brief zu erstellen, bevor sie einem Kreditangebot zustimmen, und Vermieter werden in der Regel um eine ähnliche Referenz bitten, bevor sie eine Immobilie vermieten.
Am Ende des Tages verlangen Kreditinstitute und andere Stellen, dass VoE-Schreiben beweisen, dass die betreffende Person ihre Finanzen übertrifft oder in der Lage sein wird, regelmäßige Zahlungen zur Tilgung einer Schuldverpflichtung zu leisten. Wenn Sie ausländische Staatsangehörige anstellen, könnte ein VoE-Brief eine wichtige Visumpflicht darstellen.
Vor diesem Hintergrund besteht die Möglichkeit, dass die meisten Ihrer Mitarbeiter im Verlauf ihrer Arbeit nach einem VoE-Brief fragen müssen. Es ist nicht etwas, was Individuen sehr oft brauchen, aber es ist keine seltene Bitte. Was mehr ist, kann es eine sehr wichtige Anfrage sein.
Als Arbeitgeber sind Sie in den meisten Situationen nicht gesetzlich verpflichtet, einen VoE-Brief zu erstellen. Verschiedene Staaten haben unterschiedliche Regeln, wann und wie diese Referenzen ausgegeben werden. Diese Regeln sind im Allgemeinen ziemlich ähnlich - und es wird nur ein paar Minuten dauern, um einen zu schreiben.
Welche Informationen sind in einem Verifikationsbescheid enthalten?
Ein VoE-Brief ist keine gewöhnliche, langatmige Beschäftigungsreferenz. Die Organisationen, die einen VoE-Brief anfordern, möchten in der Regel nur, dass Arbeitgeber einige der wichtigsten Fakten in Bezug auf die Beschäftigung einer Person bestätigen. Dazu gehören: das Datum des Arbeitsbeginns, Name und Titel der Person, ihr Gehalt und wie oft sie bezahlt werden und ob der Arbeitnehmer Teilzeit oder Vollzeit ist.
Der Brief selbst folgt dem Stil eines gewöhnlichen Geschäftsbriefes - aber wenn Sie ein oder zwei Beispiele sehen möchten, gibt es viele Websites, die einfach zu verwendende Vorlagen bieten. Wenn Ihr Unternehmen offizielle Geschäftsstellen hat, ist dies ein guter Zeitpunkt, sie zu nutzen - und Sie sollten in der Regel Geschäftskontaktdetails angeben, falls der endgültige Empfänger des VoE-Schreibens weitere Fragen bezüglich des Schreibens hat.
Sie sollten auch den Umschlag versiegeln, bevor Sie ihn an Ihren Mitarbeiter ausstellen.
Es mag nicht viel erscheinen, aber VoE-Briefe können für das Privatleben eines Mitarbeiters einen Unterschied machen. Aus diesem Grund ist die Autorschaft dieser Briefe eine relativ wichtige administrative Aufgabe, die mit der Übernahme von Mitarbeitern einhergeht.
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