Wenn Sie ein Unternehmen führen, das Menschen beschäftigt, müssen Sie viel Zeit und Energie darauf verwenden, Arbeitsbeziehungen und Prozesse zu pflegen und zu entwickeln, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Diese Beziehungen und Dynamiken werden sich ständig weiterentwickeln, wenn Ihr Unternehmen wächst - und wenn diese Regeln oder Änderungen nicht richtig kommuniziert werden, kann dies sogar zwischen den engsten Arbeitseinheiten eine Menge Reibung erzeugen.
Aus diesem Grund müssen Sie unbedingt ein Mitarbeiterhandbuch für alle Mitarbeiter erstellen und ausstellen.
Was ist ein Mitarbeiterhandbuch?
Wenn Sie jemals für ein großes Unternehmen oder eine Einzelhandelskette gearbeitet haben, haben Sie wahrscheinlich irgendwann in Ihrem Leben ein sperriges Mitarbeiterhandbuch. Am Ende des Tages ist ein Mitarbeiterhandbuch einfach ein Arbeitsdokument, das wichtige Informationen enthält, auf die sich die Mitarbeiter während ihrer Arbeit beziehen müssen.
Sie sind in der Regel allumfassend und wurden entwickelt, um alle häufig gestellten Fragen zu beantworten, auf die Mitarbeiter stoßen können, wenn sie ihre Basis finden, und alle Regeln und Vorschriften aufzulisten, die Teammitglieder erfüllen müssen, um die Bedingungen zu erfüllen und Beschäftigungsbedingungen.
Aber Mitarbeiterhandbücher gehören nicht mehr nur Konzernen zu den Konzernen - sie sind heute unverzichtbare Werkzeuge für Unternehmen aller Größen und Formen.
Warum brauche ich ein Mitarbeiterhandbuch?
Es gibt viele Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie Ihr eigenes Mitarbeiterhandbuch entwickeln, und einige sind offensichtlicher als andere.
In erster Linie sind Mitarbeiterhandbücher großartige Werkzeuge, um Verwirrung zu beseitigen und die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern zu verbessern. Wenn Sie Richtlinien erstellen, von denen Sie glauben, dass sie für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend sind, müssen Sie sie schriftlich festlegen und sie spätestens am ersten Tag ihrer Beschäftigung mit Mitarbeitern teilen, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.
Auf der anderen Seite bieten Mitarbeiterhandbücher auch einen entscheidenden Schutz für die Mitarbeiter. Wenn alle Ihre Unternehmensrichtlinien schriftlich niedergelegt sind, sind Sie gezwungen, bei der Durchsetzung entschlossene Konsistenz zu bewahren. Mitarbeiterhandbücher tragen dazu bei, die Arbeitgeber zur Rechenschaft zu ziehen, und helfen den Mitarbeitern, sich sicher zu fühlen, dass sie am Arbeitsplatz gleich behandelt werden und dass Ihr Unternehmen in der Tat von vernünftigen Richtlinien geleitet wird.
Was sollte in einem Mitarbeiterhandbuch enthalten sein?
So wie keine zwei Unternehmen gleich sind, werden Sie sich schwer tun, zwei Mitarbeiterhandbücher aufzuspüren, die vollkommen identisch sind. Unterschiedliche Dinge funktionieren für verschiedene Unternehmen, und verschiedene Branchen verlangen nach maßgeschneiderten Richtlinien. Aber egal, welche Art von Geschäft Sie betreiben, es gibt einige wesentliche Dinge, die Sie wahrscheinlich bei der Erstellung Ihres Mitarbeiterhandbuchs berücksichtigen sollten.
Geheimhaltungsvereinbarungen
Vertraulichkeitsvereinbarungen sind in den USA nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber es wird zunehmend üblich, eine Basisvereinbarung oder einen Interessenkonflikt in das Handbuch Ihres Mitarbeiters aufzunehmen. Diese helfen dabei, geschützte Informationen über Ihr Unternehmen sowie den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen.
Antidiskriminierungsrichtlinien
Alle Unternehmensinhaber sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitsgesetze des Bundes und der Länder in Bezug auf Diskriminierung und Belästigung einzuhalten - eines der offensichtlichersten Beispiele ist das "Americans with Disabilities Act". Davon abgesehen haben Sie möglicherweise Gesetze, die speziell für Ihre Branche oder die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen gelten. Durch die Aufnahme dieser Informationen in Ihr Mitarbeiterhandbuch wissen die Mitarbeiter sowohl, wie ihre Rechte geschützt sind, als auch wie sie bei der Arbeit mit anderen umgehen sollen.
Entschädigung
Am Ende des Tages sind die meisten Ihrer Mitarbeiter motiviert durch ihre Gehaltsabrechnung - und so müssen Sie alle Lohn-und Gehaltsabrechnung schriftlich festschreiben, um Verwirrung oder Konflikte zu vermeiden. Verwenden Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch, um zu formulieren, welche Art von Abzügen Sie für Staats- und Bundessteuern benötigen, und erklären Sie klar freiwillige Abzüge wie Leistungsprogramme. Sie sollten auch erklären, wie Überstundenbezahlung, Gehaltsabrechnungsplanung, Gehaltserhöhungen und Zeiterfassungsaufzeichnungen funktionieren sollen.
Arbeitspläne
Eines der grundlegendsten Elemente eines Mitarbeiterhandbuchs ist die Zeit. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Ihre Richtlinien zu Arbeitszeit, Anwesenheit und Pünktlichkeit. Erläutern Sie klar, wie von ihnen zu erwarten ist, dass sie Abwesenheiten melden, sowie jegliche Regeln oder Möglichkeiten für die Einbeziehung von Elementen der flexiblen oder Fernarbeit.
Kodex der Condukt
Eine weitere Grundregel, die Sie in Ihr Handbuch aufnehmen müssen, ist eine klare Erklärung dafür, wie Sie Ihre Mitarbeiter in bestimmten Situationen erwarten. Es ist wichtig, Dinge wie Kleiderordnung, allgemeines Verhalten und Ethik zu erwähnen - aber Sie sollten auch vorsichtig sein mit allen rechtlichen Verpflichtungen, die Ihre Mitarbeiter einhalten müssen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind.
Sicherheit
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, allen Mitarbeitern einen sicheren Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen - und ein Mitarbeiterhandbuch ist der perfekte Ort, um den Teammitgliedern genau zu sagen, wie Sie vorgehen. Sie sollten auch die Verpflichtungen erwähnen, die Ihre Mitarbeiter einhalten müssen, wie z. B. Vorschriften zur Arbeitssicherheit und Gesundheitsverwaltung, in denen sie verpflichtet sind, alle Unfälle, Verletzungen und potenziellen Sicherheitsrisiken für das Management zu melden.
IT-Richtlinie
Selbst wenn Ihre Mitarbeiter nicht an Computern arbeiten, sollten Sie dennoch eine IT-Richtlinie für die Aufnahme in Ihr Mitarbeiterhandbuch erstellen. Dies umfasst die Nutzung persönlicher Geräte wie Telefone sowie die Nutzung sozialer Medien und wie Mitarbeiter auf Kundeninformationen, das Internet und verschiedene Cloud-Systeme zugreifen und diese nutzen, während sie Ihr Unternehmen repräsentieren.
Employee Benefits
Alle Mitarbeiterhandbücher sollten sich bemühen, alle wesentlichen Aspekte der Leistungen für Arbeitnehmer zu beantworten. Bei optionalen Leistungen wie der Krankenversicherung sollten Sie alle Grundlagen zu Dienstleistern, Zahlungsmöglichkeiten und Ansprechpartnern angeben. Aber es gibt auch einige erforderliche Vorteile, die Sie auch buchstabieren müssen.
Richtlinien verlassen
Es spielt keine Rolle, wie sehr Ihre Mitarbeiter ihren Job mögen - sie werden immer noch die Möglichkeit haben, alle möglichen Urlaubsoptionen zu nutzen. Aus diesem Grund müssen Sie alle Richtlinien in Bezug auf Urlaub, Mutterschutz, Vaterschaftsurlaub oder Trauerfall schriftlich in Ihre Mitarbeiterhandbücher aufnehmen. Sie müssen auch jeden Urlaub angeben, für den Sie gesetzlich vorgeschrieben sind, z. B. Geschworenenpflicht, Militärurlaub oder Familienurlaub.
Allgemeine Information
Vergessen Sie nicht, alle alltäglichen Aspekte der Beschäftigung zu berücksichtigen. In einem Mitarbeiterhandbuch sollten Sie Informationen über Probezeiten, die Überprüfung der Anstellung, die Beendigungs- und Rücktrittsverfahren, die Umsiedlung, die Gewerkschaftsvertretung - die Liste geht weiter und weiter geben. Aber wenn es wichtig ist, muss es hinzugefügt werden.
Diese Liste ist keineswegs erschöpfend. Außerdem wird es sich ständig verändern.
Mitarbeiterhandbücher und Unternehmensrichtlinien müssen sich parallel zu einem Unternehmen weiterentwickeln, um den fortgesetzten Erfolg zu sichern. Der Erfolg Ihrer Richtlinien wird davon abhängen, ob Sie in der Lage sind, dynamische Kommunikationswege mit Ihren Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.
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