Unternehmensberater haben sich lange für das Outsourcing von Nicht-Kernfunktionen ausgesprochen.
Eine Nicht-Kernfunktion ist eine, die kein Profitcenter ist (dh, Sie berechnen den Kunden keine Kosten). Eine Nicht-Kernfunktion ist zwar wichtig, unterscheidet Ihr Unternehmen jedoch nicht strategisch von der Konkurrenz.
In den meisten Unternehmen sind Verwaltungs- und Backoffice-Aktivitäten wie Gehaltsabrechnung keine Kernfunktionen.
Als solche sind sie potenzielle Kandidaten für das Outsourcing.
Aber die Frage, die Unternehmer und Manager beantworten wollen, lautet: Was gewinnen Sie eigentlich von der Gehaltsabrechnung? Ist es die ganze Zeit und Anstrengung wert, nur die geeigneten ausgelagerten Dienstleister zu untersuchen und zu identifizieren? Dann ist da noch die Arbeit, die nötig ist, um die Funktion nach außen auf den Third Party Service umzustellen. Überwiegen die Vorteile von Outsourcing diesen Aufwand?
Die CPA-Firma Clayton & McKervey wies auf mehrere langfristige Vorteile hin, die sich aus der Outsourcing-Gehaltsabrechnung ergeben würden:
"... eine Firma hatte eine Person, die alle Funktionen der Gehaltsabrechnung durchführte. Das Unternehmen gliedert die Funktionen jetzt aus, um weiter zu denken. Sie entschieden sich dafür, die Funktionen auszulagern, um das Risiko zu reduzieren, dass die Gehaltsabrechnung nicht verarbeitet wird, um das Wachstum zu managen, indem sie die gestiegenen Gehaltsabrechnungen vorwegnehmen, die erforderlich sind, wenn das Unternehmen wächst und mehr Mitarbeiter anstellt, und um mit Technologie wie Zahlungskarten Schritt zu halten und direkte Einzahlung. "
Im Idealfall erreicht Outsourcing drei Hauptziele:
- Sie sparen Zeit und Ressourcen, um sich stärker auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
- Sie erhalten Zugang zu mehr Technologie und Know-how, um die Lohnbuchhaltung zu verbessern.
- Es reduziert Kosten und Risiken.
Lassen Sie uns jeden dieser Vorteile genauer untersuchen und was sie bedeuten.
1. Konzentrieren Sie sich besser auf Ihr Kerngeschäft
Die Personalabrechnung ist eine dieser kritischen Funktionen, die den Umsatz möglicherweise nicht direkt steigern. Aber schlecht ausgeführt, kann es Ihr Geschäft in eine Welt der Verletzung bringen.
Und vor allem kann es interne Zeit und Aufmerksamkeit von den Kernaktivitäten weglassen.
Unternehmen müssen eine Vielzahl von Gesetzen einhalten, wenn es um Mitarbeiter geht - von Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden. Es erfordert viel Zeit und Aufmerksamkeit für Details, um damit umzugehen.
Es gibt die offensichtlichen gesetzlichen Anforderungen, wie Steuerberichterstattung und Überweisung. Es gibt Anforderungen in Bezug auf Quellensteuern aus dem Gehalt des Arbeitnehmers und auch Berechnung des Arbeitgeberanteils der Steuern. In einigen Fällen gibt es elektronische Ablageanforderungen. Sie müssen auch wissen, wann Sie einreichen müssen - auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene.
Steuern sind jedoch nur der Anfang.
"Als Arbeitgeber müssen Sie auch Lohn- und Stundengesetze verstehen. Zum Beispiel müssen Sie wissen, wann Sie Überstunden zahlen müssen ", sagte Andy Childs, Vizepräsident von Paychex, kürzlich in einem Interview mit Small Business Trends. Paychex ist einer der landesweit größten Lohnbuchhaltungsservices und bedient fast alle kleinen und mittelständischen Unternehmen von 600,000. Die Lohn- und Stundenregeln, sagte Childs, können sehr technisch sein.
Dann kann es neue Meldepflichten geben und staatliche Anforderungen in Bezug auf Arbeitslosengeld und Arbeiterunfallversicherung.
Childs betonte, dass ein noch größeres Problem das ist unerwartet Zeitverpflichtungen.
"Sie haben vielleicht eine bestimmte Zeit pro Woche für die Gehaltsabrechnung reserviert. Dann erhalten Sie eine unerwartete Überraschung in Form einer Nachricht von der IRS. Aber es ist nicht nur, dass die IRS Sie benachrichtigt, dass Sie eine Strafe schulden. Jetzt müssen Sie Ihre Aufzeichnungen durchgehen und untersuchen, um festzustellen, ob Sie den Verstoß tatsächlich begangen haben. Plötzlich bist du an einer Streitbeilegung beteiligt ", sagte Childs.
Und es passiert nie zu einem günstigen Zeitpunkt für einen Kleinunternehmer, fügte er hinzu.
2. Erhalten Sie Zugang zu Fachwissen und Technologie
Ein weiterer Grund für das Outsourcing ist der Zugang zu Know-how und Technologie.
Arbeitgeber müssen sich mit fast allen 10,000-Steuerbehörden in den USA auseinandersetzen. Während die meisten kleinen Unternehmen nicht mit jeder dieser Jurisdiktionen übereinstimmen müssen, weist sie dennoch auf die Komplexität der Gesetze hin. Und jedes Jahr werden Hunderte von neuen Gesetzen und Verordnungen erlassen.
Für kleine Unternehmen auf der größeren Seite (50-Vollzeitmitarbeiter und höher) sind allein im Affordable Care Act erhebliche Anforderungen an die Berichterstattung und Compliance gestellt. Als nach einem Beispiel gefragt wurde, zeigte Childs auf IRS Forms 1094-C und 1095-C. In diesen Formularen müssen die Arbeitgeber bescheinigen, ob sie Vollzeitbeschäftigten die Möglichkeit bieten, sich für eine Versicherung zu versichern, die eine Mindestdeckung bietet.
"Das werden keine einfachen Formulare sein, um sie zu vervollständigen", fügte Childs hinzu. (Paychex hat aufgrund der Komplexität des Gesetzes ein Online-Ressourcenzentrum für Gesundheitsreform-Verpflichtungen eingerichtet.)
Genauso wichtig wie Know-how ist neue Technologie. Arbeitgeber verlassen sich heute auf Technologie, um effizienter zu arbeiten. Wenn ein Unternehmen wächst, müssen die Arbeitgeber mehr Mitarbeiterunterlagen führen und brauchen auch mehr Berichterstattung. Der Mangel an Technologie wird ein Hindernis für die Skalierung für das Wachstum des Geschäfts.
Mitarbeiter erwarten auch Technologie. Mitarbeiter wünschen heute Optionen wie Direkteinzahlung und Self-Service-Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungsinformationen online. Arbeitgeber, die solche Optionen nicht anbieten können, können Wettbewerbsnachteile haben.
Darüber hinaus führt die Explosion der Nutzung mobiler Geräte zu einer neuen Ebene der Technologieerwartung. Mobile Nutzung ist immer noch im Entstehen begriffen, wenn es um die Lohn- und Gehaltsabrechnung geht, aber es "wächst mit einer schnellen Rate bei Paychex", sagte Childs.
Arbeitgeber verwenden mobile Geräte, um bestimmte Berichte zu sehen und Informationen nachzuschlagen, wie zum Beispiel, wie viel Geld sie in der Bank an den Abrechnungsterminen haben müssen, bemerkte er. Die Mitarbeiter beginnen auch, mobile Apps zu verwenden, um ihre eigenen Aufzeichnungen zu überprüfen.
Childs erwartet, dass die mobile Nutzung der Payrolls weiter zunimmt, da es Geschäftsinhabern und Managern die Möglichkeit gibt, das Büro zu verlassen.
"Mit den mobilen Gehaltsabrechnungs-Apps von Paychex können Sie fast alles vom Strand aus erledigen - wenn Sie möchten", fügt Childs hinzu.
3. Reduzieren Sie Kosten und Risiken
Outsourcing-Gehaltsabrechnung kann auch helfen, Kosten zu senken und Risiken zu begrenzen. Im Durchschnitt, so Childs, überbezahlen Unternehmen die Mitarbeiter um etwa 4 Prozent wegen der Unterschiede zwischen der Zeit des Angestellten und einer genauen Zeitaufzeichnung.
"Nur eine genauere Zeit- und Anwesenheitsverwaltung zu haben, kann Geld sparen", fügte er hinzu. (Paychex hat hier einen Kosteneinsparungsrechner.)
Dann haben Sie die möglichen Strafen für die Verletzung der Berichterstattung und andere Anforderungen. Laut Angaben des IRS zahlen 40-Prozent der kleinen Unternehmen eine durchschnittliche Strafe von $ 845 pro Jahr für verspätete oder falsche Anmeldungen, bemerkte Childs.
Heute gibt es ausgelagerte Lösungen für Unternehmen, die so klein sind wie ein Mitarbeiter, betont Childs. Lösungen sind erschwinglich, beginnend bei weniger als $ 50 pro Monat für kleine Unternehmen, je nach Bedarf.
Ein guter Payroll-Anbieter bietet Fähigkeiten, die über das hinausgehen, was Sie selbst tun können. Wenn Sie zuvor keine ausgelagerte Lösung in Betracht gezogen haben, sollten Sie dieses Jahr zum Jahr der Umstellung machen. Es wird Ihnen als Eigentümer Ruhe geben und Zeit in Ihrer Firma frei machen.
Tipps zur Auswahl eines ausgelagerten Payroll-Anbieters
Wenn Sie in Betracht ziehen, Outsourcing Payroll, ist es eine Tatsache, dass Sie sich die typische drei Punkte Sie würden sich bei der Auswahl eines Providers umsehen:
- Preis
- Service
- Ruf
Aber wenn es um die Gehaltsabrechnung geht, gibt es noch andere Punkte zu beachten:
Sicherheit und Zuverlässigkeit des Anbieters
Sie geben Ihrem Lohnbuchhalter die Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern und Bankkontonummern Ihrer Mitarbeiter. Sie erteilen eine Vollmacht, um in Ihrem Namen Einreichungen zu machen.
Gehen Sie mit einem Anbieter, der finanziell stark ist, mit guten Kontrollen vor Ort.
Andernfalls könnten Sie Ihr Unternehmen in einer Klemme finden, wie einige South Carolina-Firmen, nachdem ein kleiner Familien-gelaufener Gehaltslistenanbieter $ 11 Million von den Klienten stehlen angeklagt wurde.
In 2014 waren die Kunden von Employee Services Net schockiert, als sie herausfanden, dass der Payroll-Anbieter sein Geld verwendet hatte, um verschwenderische persönliche Lebensstile zu finanzieren, anstatt sie an die Steuerbehörden zu überweisen. Diese Kunden - alle kleinen Unternehmen - sahen sich der IRS-Aktion gegenüber. Warum? Denn letztendlich ist der Arbeitgeber selbst dann verantwortlich, wenn der Lohnbuchhalter von ihnen stiehlt. (Das IRS hat Tipps, um Ihr Unternehmen zu schützen, wenn Sie die Gehaltsabrechnung auslagern.)
Track Record für Unternehmen wie Ihre
Hat der Payroll-Anbieter eine starke Erfolgsbilanz, Unternehmen Ihrer Größe zu bedienen? Ist der Anbieter in Ihrer Branche erfahren?
Ergänzende Serviceangebote
Berücksichtigen Sie die breiteren Dienste, die Sie benötigen, wenn Ihr Unternehmen wächst, wie z. B. Vorteile und HR-Services. Kann die Lohnbuchhaltung diese anbieten?
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Verfügt der Payroll-Anbieter über die Ressourcen, um mit den wachsenden Gesetzen und Vorschriften rund um Beschäftigung, Gesundheit und Steuern Schritt zu halten?
Technologie
Bewerten Sie die Technologie des Lohnunternehmens, einschließlich seiner mobilen Bereitschaft. Investiert die Gehaltsfirma in neue Technologien? Können sie mit der Technologie Schritt halten, wenn die Nachfrage auf der Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite steigt?
Accountant-Schnittstellen
Kann Ihr Buchhalter einen einfachen Zugang zu Ihren Gehaltsabrechnungen und den zugehörigen Unterlagen für Abstimmungen und Steuererklärungen erhalten?
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