Microsoft Teams ist ein Kommunikationstool in Office 365, das kleinen Unternehmen eine einfache Möglichkeit zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit Mitarbeitern bietet. Für diejenigen, die Microsoft Teams noch nicht genutzt haben, kann es helfen, wertvolle Tipps und Einsichten von Experten zu erhalten, um das Beste daraus zu machen.
Microsoft Teams Tipps
Simona Millham ist ein Microsoft Certified Trainer und ein Trainer für die IT-Lernplattform CBT Nuggets. Sie gab in einem E-Mail-Interview mit Small Business Trends einige wertvolle Tipps, wie Sie Microsoft-Teams für kleine Unternehmen optimal nutzen können.
Minimieren Sie die E-Mail-Kommunikation
Einer der größten Vorteile von Microsoft Teams besteht darin, dass Unternehmen ihre gesamte Kommunikation an einem Ort organisieren können, anstatt sich auf lange E-Mail-Ketten zu verlassen, die beim Shuffle leicht verloren gehen können. Wenn Sie also Microsoft-Teams optimal nutzen möchten, verwenden Sie sie anstelle von E-Mails für die interne Kommunikation.
Millham sagt: "Wenn jemand eine E-Mail an das Team sendet, in der eine relativ unbedeutende Frage gestellt wird und jeder antwortet, erzeugt das eine Menge E-Mails. Gespräche sind das Herzstück von Teams, sodass Sie Threads auf einen Blick sehen und schnell reagieren können. "
Teilen Sie Gespräche mit neuen Teammitgliedern
Microsoft Teams können auch das Einbinden neuer Mitarbeiter erleichtern. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen oder ein bestehendes Teammitglied einem neuen Projekt hinzufügen, können Sie Konversationen aus diesem Thread oder Projekt mit ihnen teilen, so dass sie leicht aufholen können, anstatt ihnen zahlreiche E-Mails zu senden oder ihnen lästige Dokumente zu geben.
Bleiben Sie bei ein paar Gruppen
Mit Microsoft Teams können Sie verschiedene Gruppen in Ihrer Organisation festlegen, sodass Sie mit den entsprechenden Teammitgliedern kommunizieren können. Aber gehen Sie nicht über Bord und erstellen Sie sofort Gruppen für jede mögliche Kombination von Mitarbeitern. Überlegen Sie, wer am häufigsten bei Projekten zusammenarbeitet, und erstellen Sie nur die Gruppen, die sinnvoll sind, um nicht jeden mit vielen Optionen zu überfordern. Sie können später immer mehr hinzufügen.
Habe ein Ziel für jede Gruppe
Wenn Sie nicht wissen, mit welchen Gruppen Sie anfangen sollen, überlegen Sie, was Sie für jede Gruppe erreichen möchten. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht eine Gruppe nur für die oberste Managementebene, auf die Sie bei großen strategischen Entscheidungen zurückgreifen würden. Aber Sie können auch Gruppen nur für bestimmte Zwecke wie IT-Support und Social-Media-Marketing wollen.
Fügen Sie Gruppen beim Gehen hinzu
Von dort aus können Sie immer Gruppen hinzufügen, wenn bestimmte Projekte sie aufrufen. Angenommen, Sie haben ein spezielles Kundenprojekt, an dem Personen aus verschiedenen Abteilungen beteiligt sind, die normalerweise nicht zusammenarbeiten. Erstellen Sie eine Gruppe, die nur für diese Instanz bestimmt ist, sodass diese Worker nicht in einem allgemeineren Thread kommunizieren müssen.
Richten Sie Audiokonferenzen ein
Microsoft Teams bietet auch eine Audiokonferenzfunktion, sodass Sie Voice-Besprechungen in bestimmten Gruppen oder nur mit einem oder zwei Teammitgliedern hosten können. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie einige Teammitglieder haben, die remote arbeiten. Sie können es auch verwenden, um mit externen Clients über eine neue Gastzugriffsfunktion zu kommunizieren.
Erstellen Sie eine Kommunikationsstrategie
Natürlich ist Microsoft Teams nicht das einzige Microsoft-Produkt, das Kommunikationsfunktionen wie Chat- und Audioanrufe bietet. Aber Millham warnt davor, bei der Verwendung jeder einzelnen verfügbaren Option zu sehr aufzufangen. Erstellen Sie stattdessen einen spezifischen Plan, der beschreibt, in welchen Situationen Sie Microsoft Teams für die Kommunikation im Vergleich zu anderen Plattformen verwenden.
Millham erklärt: "Ich denke, eine der größten Herausforderungen besteht darin, Geschäftsanwendern zu helfen, zu verstehen, welches Microsoft Office 365-Tool WHEN verwendet. Es gibt Überschneidungen zwischen den Funktionen von Teams, Yammer und Skype for Business, was für die Benutzer sehr verwirrend ist und sie werden wahrscheinlich nur per E-Mail zurückgeleitet, ohne dass eine Anleitung gegeben wird. Daher ist es meine Empfehlung, dass das Unternehmen einige Zeit braucht, um zu überlegen, welche Tools für die verschiedenen Teile der Organisation am besten geeignet sind - und einige Piloten mit verschiedenen Benutzergruppen zu führen - und den Endbenutzern dann Anleitung und Aufmerksamkeit bieten. "
Testen Sie Kommunikationsstrategien
Wie Millham bereits erwähnt hat, kann es hilfreich sein, verschiedene Kommunikationsstrategien in Ihrem Unternehmen zu testen, um herauszufinden, was für Ihr Team am besten geeignet ist. Zum Beispiel könnte es sich als sinnvoll erweisen, Skype für Client-Anrufe zu verwenden, wenn die meisten Ihrer Kunden bereits Skype-IDs haben und sich nicht für den Gastzugriff bei Microsoft-Teams anmelden möchten. Sie können jedoch alle internen Anrufe aus Gründen der Einfachheit in Teams behalten. Bleiben Sie einfach offen für Mitarbeitereingaben, damit Sie Ihren Plan nach ihren Bedürfnissen optimieren können.
Bleiben Sie auf dem Laufenden mit neuen Funktionen
Microsoft Teams ändert sich ständig und fügt neue Funktionen hinzu, die Ihrem Team oder der Art und Weise, wie Sie die Plattform nutzen, zugute kommen. Beispielsweise ist Microsoft gerade dabei, Skype for Business-Funktionen in Teams zu integrieren. Millham empfiehlt, die Dokumentation und die praktischen Anleitungen von Microsoft Teams zu lesen, um weitere Informationen und Updates zu Änderungen oder neuen Funktionen zu erhalten.
Trainiere deine Angestellten
Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter verstehen, wie Sie Microsoft Teams optimal nutzen können. Und dafür stehen viele Ressourcen zur Verfügung. CBT Nuggets bietet eine Option für das Training von Microsoft-Teams.
Millham sagt: "Für Inhaber von kleinen Unternehmen enthält sie einen Überblick über Ressourcen, die bei der Bereitstellung von Teams zu berücksichtigen sind und die Akzeptanz der Benutzer fördern. Für Mitarbeiter umfasst es die Verwendung von Kanälen, Konversationen, Meetings, File-Sharing, Wikis und mehr. "
Bild: Microsoft 1
