Als Kleinunternehmer behalten Sie die Ressourcen Ihres Unternehmens, einschließlich Kapital, Mitarbeiter und Einrichtungen, genau im Auge. Aber was ist mit der Zeit der Mitarbeiter? Die Zeit ist schwer zu quantifizieren und zu verfolgen, und daher behandeln viele Kleinunternehmer irrtümlicherweise die Zeit so, als ob es eine grenzenlose Ressource wäre. Dies könnte jedoch nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein.
Eine aktuelle Studie von McKinsey ergab, dass nur 9% der Führungskräfte "sehr zufrieden damit waren, wie die Zeit der Mitarbeiter derzeit verteilt wurde". Fast die Hälfte der Führungskräfte gab zudem an, dass ihre derzeitige Zeitplanung nicht den Zielen des Unternehmens entspricht. Und der durchschnittliche Büroangestellte kann Ihnen sagen, dass viel zu viel Zeit für die Arbeit mit trivialen Aufgaben aufgewendet wird, wie zum Beispiel das Beantworten von E-Mails und die Teilnahme an nicht essentiellen Besprechungen.
Ein effektives Zeitmanagement ist entscheidend für die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens. Wie können Unternehmen das Zeitmanagement verbessern? Es ist nicht so einfach, den Mitarbeitern zu sagen, dass sie ihre Zeit effektiver nutzen sollen. Stattdessen muss das Führungsteam eine Unternehmenskultur aufbauen, die das effektive Zeitmanagement in der gesamten Organisation aktiv unterstützt.
Eine Kultur, die effektives Zeitmanagement unterstützt
Datenschutz für Mitarbeiter
Multitasking ist ein großes Schlagwort in der Geschäftswelt. Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie in der Lage sind, mehrere Aufgaben gleichzeitig effektiv zu bewältigen. So füllen Manager ihre Arbeitszeiten mit verschiedenen Projekten, Meetings und Unternehmensaktivitäten.
Studien belegen jedoch zunehmend, dass Multitasking wirkungslos ist. In der Tat haben Stanford-Forscher bewiesen, dass Multitasker schlechte organisatorische Fähigkeiten haben, leicht abgelenkt sind und oft nicht fokussiert sind.
Wenn Multitasking nicht der Schlüssel zum effektiven Zeitmanagement ist, was ist dann?
Die Antwort ist Fluss. Wie von Autor und Psychologe Mihaly Csikszentmihalyi definiert, tritt Flow auf, wenn Sie in einen Zustand intensiver und müheloser Konzentration auf die jeweilige Aufgabe eintreten. Es wird oft als "in der Zone sein" bezeichnet, und Mitarbeiter sind in diesem Zustand viel produktiver als zu jeder anderen Zeit.
Um die Produktivität zu verbessern, sollten Arbeitgeber alles tun, um die Mitarbeiter im Flow-Modus zu halten. Dies bedeutet, ein Unternehmensumfeld von Stille und Privatsphäre zu fördern. Wann immer es möglich ist, sollten Manager vermeiden, ihre Mitarbeiter mit mehreren Aufgaben zu belasten oder sie durch unnötige E-Mails und Telefonanrufe abzulenken.
Viele Angestellte profitieren auch von privaten Büros, anstatt in lauten Boxenfarmen zu arbeiten.
Weniger, effektivere Meetings
Eine der größten Gefahren für effektives Zeitmanagement ist das Firmentreffen. Die durchschnittliche Besprechung benötigt wertvolle Zeit und unterbricht den Mitarbeiterflussmodus, während sie nur wenig aussagekräftige Ergebnisse generiert.
Laut einer Microsoft-Umfrage gehören ineffektive Meetings zu den Top-Zeitfressern in der durchschnittlichen Arbeitswoche. Darüber hinaus verbringen Mitarbeiter fast sechs Stunden pro Woche in Meetings und 69% der Mitarbeiter haben das Gefühl, dass diese Meetings unproduktiv sind.
Um die Zeit in Unternehmen besser zu verwalten, sollten Führungskräfte nur Besprechungen planen, die unbedingt erforderlich sind. Meetings sollten einen bestimmten Zweck haben: Eine Entscheidung zu treffen oder ein Problem zu lösen. Es sollte eine detaillierte Tagesordnung geben, in welcher Reihenfolge und in welcher zeitlichen Reihenfolge.
Wenn ein Meeting nur Informationen vermitteln soll, sollten Sie stattdessen eine E-Mail senden. Viele Besprechungen können auch optional gemacht werden. Wenn sich ein Mitarbeiter in diesem kritischen Modus befindet, kann er die Unterbrechung abbrechen.
Zeiterfassung
Jede Führungskraft weiß, dass für die Zukunft eines Unternehmens klar definierte Ziele und Ziele definiert werden müssen. Es genügt jedoch nicht, diese Ziele zu skizzieren. Zu oft werden Führungskräfte und ihre Mitarbeiter in alltägliche Aufgaben verstrickt und finden nie die Zeit, langfristige Ziele voranzutreiben. Hier kommt die integrierte, elektronische Zeiterfassung ins Spiel.
Effektive elektronische Zeiterfassungssysteme sollten sowohl die Kosten als auch den Zeitaufwand für jeden einzelnen Mitarbeiter und jedes Projekt erfassen und diese Informationen dann in eine umfassende Sicht der Zeiteinteilung von Unternehmen integrieren. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob die aktuelle Zeitzuordnung Ihres Unternehmens Ihren Unternehmenszielen entspricht. Wie bei jeder Ressource wird eine korrekte Zuteilung von Zeit die Verschwendung verringern und das Unternehmenswachstum erleichtern.
Peter Druckers, der legendäre Unternehmensberater, sagte einmal:
Zeit ist die knappste Ressource, und wenn sie nicht verwaltet wird, kann nichts anderes verwaltet werden.
In der Geschäftswelt ist Zeit wertvoll. Es ist im besten Interesse jedes Arbeitgebers, eine Unternehmenskultur zu fördern, die es misst, verwaltet und wertschätzt.
Unproduktives Meeting-Foto über Shutterstock
