Die Einstellung eines Mitarbeiters ist eines der wichtigsten Dinge, die ein Inhaber eines kleinen Unternehmens tun wird, aber nur wenige haben Erfahrung damit.
Unten finden Sie eine Liste, die Ihnen hilft, immer bessere Ergebnisse zu erzielen. Wenn Sie neu bei der Einstellung von Mitarbeitern sind oder nur Familienangehörige hatten, beginnen Sie hier:
Besorgen Sie sich eine Bundes-ID-Nummer
Bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen, können Sie eine CPA oder einen Anwalt bitten, sich bei der IRS für Sie zu registrieren. Aber es ist ziemlich einfach, es selbst zu tun. Das IRS erlaubt eine Online-Bewerbung (klicken Sie hier für eine Online-IRS-Bewerbung). Es ist eines der leichteren Dinge, die das IRS eingerichtet hat. Sie müssen die Informationen über Ihre Corporation, LLC oder Partnerschaft einschließlich des Monats kennen und angeben, dass sie gebildet wurde.
Zusätzlich muss mindestens eine Person ihre Sozialversicherungsnummer als verantwortliche Partei eingeben.
Zuletzt müssen Sie wissen, wie Ihr Unternehmen besteuert wird (zB S-Corp.). Wenn Sie nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Sie erhalten eine E-Mail (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) in Briefform sofort online nach der Antragstellung. Eine Papieranwendung ist auch verfügbar, wenn Sie bevorzugen (Form SS-4).
Betrachten Sie ein separates Girokonto
Es gibt zwei Hauptgründe, warum Sie dies tun möchten, bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen. Einer ist Betrugsschutz. Unweigerlich erhalten Ihre Mitarbeiter diese Nummer, und die Begrenzung des Betrags auf dem Konto begrenzt den potenziellen Schaden. Bankbetrug, elektronischer Betrug und Scheckbetrug nehmen zu. Die Kosten für ein separates Konto ist eine billige Versicherung.
Der zweite Grund ist, Ihre Lohnsteuer zu trennen. Halten Sie Ihre Lohnsteuer aktuell ist die Nummer eins, was Sie tun können, um Ihre Chance auf geschäftlichen Erfolg zu erhöhen. Das IRS und der Staat spielen nicht nett, wenn sie diese Steuern sammeln. Ihre Strafen sind konfiskatorisch, und sie werden versuchen, sie persönlich zu sammeln. Es ist am einfachsten, die Lohnsteuer mit jeder Gehaltsliste auf ein separates Konto zu trennen.
Kennen Sie Ihre Gehaltsabrechnungsanforderungen
Sie können die IRS-Anforderungen im Detail hier anzeigen, aber die meisten Geschäftsinhaber fallen in die monatliche Pay, vierteljährliche Dateikategorie. Die IRS sammelt auch die Bundesarbeitslosigkeitssteuer (FUTA), die in der Regel vierteljährlich und jährlich gemeldet wird.
Schließlich müssen W2-Formulare von Jan. 31 des Folgejahres an die Mitarbeiter ausgehändigt und bis Ende Februar bei der Sozialversicherungsverwaltung eingereicht werden. Es ist eine gute Idee, die Informationen, die Sie während des ganzen Jahres an den IRS gesendet haben, mit den W2 zu versöhnen, die Sie an die SSA senden, da die IRS dies tun wird. Normalerweise kommen sie ein Jahr lang nicht dazu, also ersparen Sie sich die böse Überraschung.
Alle Zahlungen müssen per elektronischem Federal Tax Payment System (EFTPS) geleistet werden, und Sie müssen sich registrieren, warten Sie also nicht, bis die Zahlung fällig ist. Staaten haben in der Regel eine eigene Einkommensteuereinbehaltung sowie eine Arbeitslosensteuer. Zusätzlich erheben einige Städte Einkommensteuer. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihre staatlichen und lokalen Anforderungen überprüfen. Hier ist ein guter Anfang.
All das klingt ein wenig überwältigend? Ich stimme zu. Aus diesem Grund lagern etwa 60-Prozente von Kleinunternehmern die Lohnabrechnung aus. Es ist viel billiger als verspätete Strafen zu zahlen.
Arbeiter Entschädigung
Dies ist von Staat zu Staat unterschiedlich, aber es ist sicher anzunehmen, dass wenn Sie bereits Angestellte (einschließlich Familienangehörige) haben oder einen Angestellten einstellen werden, dann brauchen Sie eine Arbeiterentschädigung. Arbeitnehmer-Entschädigungssysteme sind zur Deckung von Krankheitskosten und Schäden für am Arbeitsplatz verletzte Arbeitnehmer eingerichtet. Wiederum variiert es je nach Staat, aber wenn Sie keine Arbeitnehmerentschädigung tragen, unterliegen Sie einer Geldbuße durch den Staat, auch wenn niemand verletzt wurde. Hier ist eine Liste der Website jedes Staates für Arbeitnehmer Entschädigung.
Erstellen Sie ein neues Mietpaket
Obwohl Sie nur ein oder zwei Mitarbeiter pro Jahr einstellen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie nichts verpassen, wenn Sie die Dokumente an einem Ort aufbewahren.
Für jeden Mitarbeiter benötigen Sie ein IRS-Formular W-4 und ein UCIS-Formular I-9. Optionale Elemente, die je nach Arbeitgeber variieren, sind: Antrag auf Beschäftigung (siehe unten), Angebotsbrief (siehe unten), Hintergrund-Check-Freigabe (siehe unten), Freigabe von Medikamenten-Tests (siehe unten), Employee Handbook-Bestätigung, Vorteile Registrierungsformulare (z. 401k), Genehmigungsformular für die direkte Einzahlung, Vereinbarung über die Ausstattung des Unternehmens.
Hat Ihr Unternehmen bereits Mitarbeiter? Dann sollten Sie sich diese hilfreichen Tipps ansehen:
Wann zu mieten
Die meisten Kleinunternehmer, mit denen ich zu tun habe, stellen keine Angestellten mit einem Plan ein.
Genauso wie Sie einen Marketingplan oder einen Finanzplan haben, sollte ein Geschäftsinhaber mindestens einen Grundeinstellungsplan oder Personalplan haben. Beginnen Sie mit einem grundlegenden Organigramm für Ihr bestehendes Team (auch wenn das nur vier Personen sind). Identifizieren Sie anhand des gesamten Geschäftsplans, wo Sie in den nächsten zwei Jahren Personen hinzufügen müssen, und fügen Sie diese Ihrem Organigramm als "ausstehend" hinzu. Verknüpfen Sie diese ausstehenden Mieten mit einem Auslöser, z. B. Anzahl der Kunden oder Umsatzdollar. Dies macht die Entscheidung rational und nicht nur reaktionär gegenüber temporären Ereignissen.
Wen zu mieten
Ich bin ein großer Verfechter des Buches "Who" von Geoff Smart und Randy Street. Bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen, müssen Sie tatsächlich entscheiden, wen Sie benötigen.
Smart und Street schlagen vor, eine Scorecard für die Position zu schreiben, in der die Mission des Mitarbeiters, seine Ergebnisse und die erforderlichen Fähigkeiten beschrieben werden. Dies ist ein kritischer Schritt, der nicht übersprungen werden sollte. Die falsche Person einzustellen, ist schlimmer als überhaupt keine Einstellung. Smart und Street beschreiben außerdem einen hervorragenden Interviewprozess, der Ihnen immer bessere Ergebnisse liefert.
Beschäftigung Bewerbung
Verwenden Sie eine Anwendung für alle. Dazu gehören auch aktuelle Mitarbeiter, die sich bewerben könnten. Eine konsistente Dokumentation wird Sie vor Diskriminierung schützen.
Idealerweise wird die Anwendung Versionen für Hintergrundrecherchen enthalten, aber Drittanbieter-Hintergrundprüfungsunternehmen benötigen häufig ihre eigenen Formulare. Es gibt einige Fragen, die Sie nicht stellen können. Daher ist es am besten, ein Formular zu verwenden, das von jemandem mit HR-Erfahrung in Ihrem Land geprüft wurde. Klicken Sie hier für Beispielformulare. Wenn Ihre Branche oder Situation ungewöhnlich oder kompliziert ist oder wenn Sie zusätzliche Sicherheit wünschen, wenden Sie sich an einen Anwalt vor Ort.
Background Checks
Kleine Unternehmen führen im Allgemeinen keine Hintergrundprüfungen ihrer Mitarbeiter durch, es sei denn, sie müssen wie eine Transportfirma. Hintergrund-Checks sind jedoch eine günstige Versicherung.
Wir hatten eine verurteilte Straftäterin, die einen Job anbot und eine Hintergrundprüfung akzeptierte. Sie hörte auf, bevor die Ergebnisse zurückkamen. Ich hatte keine Ahnung, was in ihrem Kopf vorging, aber es hat uns eine Menge Schmerzen erspart.
Es ist keine schlechte Idee, es zu Ihrer Politik zu machen, Hintergrund-Überprüfungen auf einer periodischen Basis zu machen, wie jährlich für alle Angestellten.
Referenzen
Wenn Sie bei der Einstellung eines Mitarbeiters auf der Bewerbung danach fragen, überprüfen Sie diese. Viele Eigentümer gehen davon aus, dass ein Bewerber keine schlechte Referenz aufstellen würde, und im Allgemeinen haben sie Recht. Aber manchmal tun sie es, und Sie können bestätigen, ob sie die Fähigkeiten haben, die Sie in der Scorecard-Entwicklung identifiziert haben.
Referenzen können auch Dinge aufdecken, die im Kandidateninterview nicht aufgegriffen wurden.
Drogentest
Viele Besitzer haben aus Sicherheitsgründen eine Drogentest-Politik für Bewerber und aktuelle Mitarbeiter. Aber es ist im Allgemeinen keine schlechte Politik.
Auch hier gilt es, die Richtlinie konsequent anzuwenden. Im Allgemeinen ist es am besten, alle einzubeziehen, um Diskriminierung vorzubeugen. Auch wenn es offensichtlich erscheint, müssen Sie sich an Ihre Richtlinien halten. Keine Ausnahmen!
Einige Geschäftsinhaber mögen es nicht, Richtlinien zu haben, die besagen, dass "dies ein kleines Unternehmen ist und die Richtlinien nicht notwendig sind." Schließlich werden Sie sich in eine schlimme Situation bringen. Eine Politik zu haben macht die Entscheidung einfach.
Fähigkeiten testen
Sie haben die erforderlichen Fähigkeiten mithilfe der Scorecard ermittelt. Sie haben den Kandidaten und seine Referenzen interviewt. Es scheint, dass der Antragsteller das richtige Zeug hat.
Nehmen Sie die Ratespiele aus der Gleichung: Testen Sie die Fähigkeiten, die Sie können. Es gibt viele Online-Quellen, um die Fähigkeiten eines Kandidaten kostengünstig zu bewerten, von der Software bis hin zu Telefonkenntnissen und Kundenservice. Wenn es sich um eine technische Fähigkeit handelt, ziehen Sie eine Zertifizierung durch einen Drittanbieter in Betracht. Viele Organisationen bieten ihren Mitgliedern Zertifizierungen (Buchhaltung, Verwaltungsassistent) oder wenden Sie sich an Ihre örtliche Berufsschule.
Wenn Sie sich für einen Kandidaten entscheiden, aber keine Zertifizierung haben, mieten Sie ihn für eine Probezeit, um ihm Zeit zu geben, ihn zu erhalten.
Angebotsschreiben
Normalerweise ist das eine einfache Sache, aber Sie können Kopfschmerzen auf der Straße sparen. Ein ordnungsgemäßer Angebotsbrief sollte auf die Stellenbeschreibung, das Startdatum, die Vergütung, die Leistungen und ihren Beschäftigungsstatus verweisen oder diese enthalten. Wenn ein Mitarbeiter als "nach Belieben" betrachtet wird, wenn diese Gesetze in Ihrem Land gelten.
Es ist nicht notwendig, alle Leistungen für Arbeitnehmer aufzuführen, sondern verweisen Sie auf das Mitarbeiterhandbuch (und stellen Sie sicher, dass sie eine separate Bestätigung unterzeichnen, dass sie sie erhalten und gelesen haben). Im Allgemeinen haben die meisten Kleinunternehmer "nach Belieben" Angestellte und haben keine garantierte Beschäftigungsdauer.
Verlangen Sie, dass der Mitarbeiter das Angebotsschreiben unterzeichnet und die Bedingungen des Schreibens akzeptiert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie in das Angebotsschreiben aufnehmen möchten, wenden Sie sich an einen lokalen Anwalt, der Erfahrung in Beschäftigungsangelegenheiten hat.
Kultur
Oft übersehen von Kleinunternehmern ist, ob ein Kandidat mit der Unternehmenskultur passt.
Ich habe viele Mitarbeiter gesehen, die alle notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen auf einer Scorecard hatten, die nicht funktionierten, weil sie nicht mit dem bestehenden Team arbeiten konnten. Eines der besten Werkzeuge, die ich gefunden habe, ist der Kolbe-Index. Dies misst das konative Denken einer Person (dh Ihre Bauchreaktion).
Ich persönlich fand es unschätzbar, wenn es darum ging festzustellen, ob jemand für eine Position geeignet ist und jeder besser kommunizieren und zusammenarbeiten kann. Nehmen Sie die Auswertung selbst und sehen Sie, ob sie etwas Interessantes verrät.
Neue Mietberichterstattung
Alle Arbeitgeber müssen spätestens in den 20-Tagen nach der Einstellung eines Mitarbeiters neue Einstellungen an ihren Staat melden.
Die optionale Berichterstattung umfasst die Überprüfung der Sozialversicherungsnummer bei der Sozialversicherungsverwaltung. Wenn die SSA die Sozialversicherungsnummer nicht mit dem Namen abgleichen kann, werden sie Ihnen in der Regel einen Brief senden, in dem Sie zur Bestätigung aufgefordert werden. Dafür gibt es keine Strafe für den Arbeitgeber. Es ist nur ein Aufwand.
Ein weiteres optionales Programm besteht darin, die auf dem Formular I-9 gesammelten Informationen elektronisch bei den US-amerikanischen Kunden und der Einwanderungsbehörde zu überprüfen. Dieses Programm namens e-Verify ist ab 2015 freiwillig.
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