Die meisten Kleinunternehmer gehen geschäftlich aus der Stadt. Manche machen das häufig; andere nur gelegentlich. In jedem Fall können die Kosten steigen. Certify berichtete, dass die durchschnittlichen jährlichen Kosten einer Geschäftsreise in den USA $ 949 für Flugtickets, Hotelgebühren und andere Ausgaben sind. Die Möglichkeit, Reisekosten abziehen zu können, kann für ein kleines Unternehmen eine erhebliche finanzielle Entlastung bringen. Die Steuervorschriften für Geschäftsreisen sind jedoch nicht immer einfach, was zu einer Reihe von Einschränkungen für die Reisekosten eines Eigentümers führt.
Steuerregeln für Geschäftsreisen
Abzüge für die Reise hängen vom Zweck Ihrer Reise ab
Geschäftsinhaber können versuchen, Vergnügen mit Geschäft zu verbinden, indem sie Zeit für persönliche Bestrebungen während einer Geschäftsreise nehmen. Dies kann wünschenswert sein, insbesondere während der Sommersaison, wenn Familienmitglieder einen Geschäftsinhaber auf einer Reise begleiten können. Was dies von einer Steuerabzugsperspektive aus bedeutet, hängt davon ab, ob die Reise inländisch (innerhalb der USA) oder fremd ist.
Bei Inlandsreisen können Sie 100-Prozent Ihres Flugpreises auf einer Reise abziehen, wenn der Zweck dies vorsieht in erster Linie für das Geschäft. Dies ist auch dann der Fall, wenn Sie Zeit mit Sightseeing verbringen, Familie besuchen oder Golf spielen. Es gibt keine klare Grenze, um die Bedeutung von "in erster Linie" zu bestimmen, aber wenn Sie die Reise nicht unternommen hätten, sondern für die Notwendigkeit, Geschäfte zu machen, werden Sie wahrscheinlich den Test bestehen. Allerdings ist Ihr Hotel / Motel und Mahlzeiten an den Tagen für persönliche Zwecke nicht abzugsfähig. Und Sie können keine Kosten für nicht geschäftliche Begleiter abziehen.
Wenn die Reise nicht in erster Linie für Geschäftsreisende ist, ist kein Teil des Flugpreises abzugsfähig. Sie können jedoch Ausgaben, die geschäftlich sind, z. B. Mittagessen mit einem Anbieter, abschreiben.
Regeln für Auslandsreisen sind in IRS Publikation 463.
Nur 50 Prozent der Mahlzeiten sind absetzbar
Auch wenn Sie geschäftlich reisen, können Sie nur die Hälfte Ihrer Essenskosten abziehen. Dies umfasst Ihre eigenen Mahlzeiten sowie die, die Sie bezahlen, während Sie Geschäftsleute wie Kunden, Verkäufer und Interessenten beherbergen.
Die Kosten für die Teilnahme an Konventionen können mit Einschränkungen absetzbar sein
Sie können die Kosten für den Besuch eines Kongresses abziehen, wenn die Teilnahme Ihrem Unternehmen zugute kommt. Es gibt jedoch eine Reihe von Einschränkungen:
- Sie können keine Ausgaben für Ihre Familie oder andere nicht geschäftliche Begleitpersonen abziehen, die Sie begleiten.
- Sie können keine Kosten für Kongresse außerhalb des nordamerikanischen Gebiets abziehen (Länder werden in der IRS-Publikation 463 aufgeführt), es sei denn, es ist angemessen, die Convention außerhalb dieses Bereichs (basierend auf den Aktivitäten, der Sponsoring-Organisation und anderen Faktoren) und dem Meeting abzuhalten steht in direktem Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen.
- Wenn es auf einem Kreuzfahrtschiff ist, sind die abzugsfähigen Kosten auf $ 2,000 pro Jahr begrenzt.
Sie müssen gute Aufzeichnungen haben, um Abzüge zu verlangen
Das Steuergesetz legt besondere Vorschriften für die Reisekosten fest. Quittungen reichen nicht aus, um Reisekosten abzuziehen. Sie benötigen außerdem einen Datensatz, z. B. ein Tagebuch, einen Spesenkonto oder eine App, der / die die folgenden Informationen enthält:
- Kosten für jede einzelne Reisekosten, wie Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten
- Termine für die Abreise und Rückkehr für jede Reise
- Reiseziel der Reise
- Geschäftszweck für den entstandenen oder zu erwartenden Gewinn oder Gewinn
Per Diem Raten können Rekord halten
Sie können möglicherweise bestimmte Tagegeldsätze verwenden, um die Kosten für Geschäftsreisen zu begründen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die Höhe der Ausgaben im Auge zu behalten. Es gibt verschiedene Tagegelder:
- Ein Tagessatz (festgelegt durch die Allgemeine Dienstverwaltung) für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten,
- Ein Standard-Essenszulagen und
- Ein IRS High-Low-Sätze für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten.
Selbst wenn Ihr Unternehmen Tagessätze für einfache Mitarbeiter verwendet (z. B. die Erstattung dieser Sätze), können Geschäftsinhaber (Inhaber von mehr als 10 Prozent der Unternehmensanteile sowie selbständig Erwerbstätige) den Bundesbeitrag nicht verwenden Diem-Rate oder die IRS-High-Low-Rate für die Unterbringung; nur die tatsächlichen Kosten der Unterkunft sind abzugsfähig. Sie können die Standard-Essenszulage verwenden. Wenn die Eigentümer die Standard-Essenszulage verwenden, erleichtert dies lediglich die Notwendigkeit, Belege zu führen; andere Aufzeichnungen sind noch erforderlich.
Fazit
Richten Sie gute Geschäftspraktiken ein, um Reisekosten zu verfolgen, damit Sie die Abzüge beanspruchen können, auf die Sie Anspruch haben. Arbeiten Sie mit Ihrem Wirtschaftsprüfer oder einem anderen Steuerberater zusammen, um die steuerlichen Ergebnisse Ihrer Geschäftsreisen zu optimieren.
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