E-Mail ist der Segen und Fluch des modernen Geschäfts. Ein Tool, das im Alleingang Ihre Marketing-, Kommunikations-, Kundendienst- und Projektmanagementprozesse für ein Unternehmen verändern kann. Gleichzeitig ist E-Mail zu einem unaufhörlichen unaufhörlichen Marsch der Kommunikation geworden, der zu einer unmöglichen Last wird, um im Geschäft zu bleiben.
Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt jetzt 28% seiner Zeit damit, sich per E-Mail zu bewegen. Daher wäre es nur sinnvoll, Unternehmen dabei zu unterstützen, die Unordnung von E-Mails in ihrem Posteingang zu reduzieren.
Reduzieren Sie E-Mail-Unordnung heute
Haben Sie eine bestimmte Tageszeit, um E-Mails zu überprüfen
Wenn Sie Ihre E-Mails ständig abrufen, werden Sie nie etwas erhalten.
Timothy Ferriss, Autor der 4 Hour Work Week, ist der Meister davon. Er überprüft seine E-Mail einmal pro Woche. Während das für die meisten Unternehmer ein bisschen extrem sein kann, denken Sie daran, dass Sie nicht den ganzen Tag vor Ihrer E-Mail sitzen müssen. Das ist eine große Ablenkung.
Erstellen von Boilerplate-Antworten
Mehr als wahrscheinlich haben Sie ein paar E-Mails, die Sie ständig per E-Mail senden müssen. Erstellen Sie einige Mustervorlagen, die Sie einfach ersetzen können, damit Sie nicht ständig dieselben Informationen wieder und wieder schreiben müssen.
Zum Beispiel fragen mich die Kunden als freie Autorin ständig nach meinem Portfolio. Ich habe eine E-Mail im Entwurf, die ich wiederholt mit Links zu verschiedenen Blog-Posts verwende, die ich über die Jahre geschrieben habe. Das erspart mir die Mühe, sie ständig neu zu schreiben, und der Kunde bekommt eine gute Darstellung meiner Arbeit. Aber bitte beachten Sie: Achten Sie darauf, die E-Mail für jeden Empfänger ausreichend anzupassen. Während einige Teile der E-Mail Standard sein können, sollten andere bestimmte Fragen Ihres Empfängers beantworten.
Eine andere Idee ist es, Vorlagenvorlagen zu erstellen, einige dieser Vorlagen in Videos oder Blogposts umzuwandeln. Auf diese Weise können Sie sogar einige allgemeine Fragen ablehnen, und neue Interessenten, die zu Ihrem Blog oder YouTube-Kanal kommen, erfahren mehr über Ihr Unternehmen.
Richten Sie einige E-Mail-Konten ein
Eine der größten Herausforderungen für die meisten Unternehmer ist, dass sie eine E-Mail für alles haben. Wenn Sie jedoch wachsen, möchten Sie je nach Aufgabe E-Mails trennen. Während Sie E-Mails an eine E-Mail weiterleiten können, können Sie die verschiedenen E-Mail-Adressen verwenden, um Aufgaben an Assistenten zu delegieren.
Zusätzlich wird empfohlen, dass Sie ein Spam-Konto haben, um Ihre E-Mails zu schützen. Ich nutze Gmail, weil ich unerwünschte E-Mails durch Unroll blockieren kann (siehe unten).
E-Mail-Ketten stoppen
Hasst du diese kleinen E-Mail-Ketten mit ein paar Worten in jeder E-Mail? Auch hier ist die 4 Hour Workweek eine hervorragende Lösung, um diese Zeit beim E-Mail-Versand zu reduzieren. Senden Sie detaillierte E-Mails mit mehreren Optionen, um die Anzahl der E-Mail-Ketten zu reduzieren. Eine lange E-Mail kann insgesamt weniger Zeit in Anspruch nehmen als 5-10 kurze E-Mails.
Abrollen
Es ist erstaunlich, wie sehr ein Produkt Ihr Leben verändern kann. UnRoll ist ein Gmail-Produkt, mit dem Sie alle E-Mail-Abonnements in einer täglichen E-Mail zusammenfassen können. Anstatt E-Mails im Laufe des Tages zu erhalten, können Sie auswählen, welche E-Mails zu einer täglichen E-Mail zusammengefasst werden sollen.
Für diejenigen, die ihre E-Mail-Prozesse wie oben beschrieben abwickeln, ist dies ein ideales Werkzeug für Sie, um alle Ihre E-Mails auf einmal zu bündeln. Sie erhalten täglich eine E-Mail, in der Sie auswählen können, welche E-Mails für Ihre Bedürfnisse relevant sind.
Allerdings würde ich dies nicht für die persönliche Kommunikation mit Kunden verwenden, aber das ist gut für regelmäßige Abonnements und Ereigniserinnerungen.
E-Mail-Genie
Dieses Outlook-Plugin verwendet einen Algorithmus, um zu bestimmen, ob die Information wichtig ist oder nicht. Im Wesentlichen sortiert E-Mail Genie die wichtigen E-Mails aus, die Sie zuerst lesen müssen, indem Sie die wichtigen E-Mails hervorheben, damit Sie wissen, welche E-Mails zuerst gelesen werden müssen.
Die große Herausforderung bei diesem Plugin ist, dass es nur mit Microsoft Outlook Exchange funktioniert, das nicht jeder benutzt.
Verwenden von E-Mail für Ihr Unternehmen
E-Mail ist ein großartiges Tool, mit dem Sie Ihre Produktivität steigern können. Sie müssen es jedoch ordnungsgemäß verwalten, um Ihr Geschäft aufzubauen. Wie sie sagen, arbeiten in gegen bearbeiten Ihr Geschäft, E-Mail funktioniert in einer ähnlichen Art und Weise.
Stellen Sie sicher, dass Sie damit arbeiten, um Ihr Geschäft zu verbessern, und seien Sie nicht überfordert, indem Sie es zu oft verwenden. Die oben beschriebenen Ideen helfen Ihnen, produktiver mit Ihrer E-Mail-Nutzung umzugehen.
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