Wenn Sie jemals für eine Organisation in Unternehmensgröße oder ein etabliertes Unternehmen gearbeitet haben, haben Sie wahrscheinlich Microsoft Outlook gefunden.
Diese grundlegende E-Mail-Erfahrung ist seit langem in der Geschäftswelt führend, insbesondere da sie in der Regel mit anderen Microsoft Office-Anwendungen gebündelt ist.
Obwohl es eine robuste Lösung ist, ist es nicht immer einfach, schnell und effizient zu navigieren. Und wenn Sie sich für den Großteil Ihrer Geschäftskommunikation auf Outlook verlassen, können Sie viel Zeit verschwenden.
Outlook-Produktivität Tipps
Zum Glück gibt es Möglichkeiten, Outlook für Sie arbeiten zu lassen. Hier sind 11-Produktivitäts-Hacks, von denen Sie vielleicht nichts wissen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
1. Gelöschte Objekte wiederherstellen
Haben Sie jemals den Terror erlebt, der mit dem dauerhaften Löschen eines Outlook-Elements verbunden ist, das Sie nicht in den Abgrund schicken wollten?
Jetzt wissen die meisten Benutzer, wie Sie eine E-Mail oder einen Termin wiederherstellen können, der gerade in den Papierkorb verschoben wurde. Aber wussten Sie, dass Sie Nachrichten wiederherstellen können, die wirklich gelöscht wurden?
Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto haben, gibt es noch Hoffnung; Es ist möglich, diese E-Mails zurück zu bekommen, da sie sich oft noch auf dem Server befinden.
Sehen Sie, wie es hier gemacht wird: Gelöschte Objekte wiederherstellen
2. Rufen Sie eine E-Mail zurück
Irgendwann in Ihrem Berufsleben werden Sie wahrscheinlich eine E-Mail an jemanden senden, den Sie nicht vorhatten, zum Beispiel, wenn Sie den Reply All Button statt Reply versehentlich drücken.
Wenn dies passiert, ist es leicht in Panik zu geraten. Aber alles ist nicht verloren! Sie können die E-Mail vom Äther zurückholen, bevor die Person sie lesen kann.
Sie können mehr darüber erfahren, wie Sie eine E-Mail in Outlook hier abrufen können: Rufen Sie eine E-Mail zurück
3. Verzögerte E-Mail-Zustellung
Manchmal benötigen Sie eine E-Mail, die im richtigen Moment zugestellt wird. Sie haben zwei Möglichkeiten: Legen Sie eine Erinnerung fest oder versuchen Sie sich daran zu erinnern, sie zur richtigen Zeit zu senden. oder lassen Sie Delay Delivery den Tag speichern.
Delay Delivery ermöglicht es Ihnen, eine Zeit in der Zukunft zu wählen, in der die Nachricht tatsächlich im Posteingang der anderen Person ankommt, sodass Sie sie jetzt senden können und wissen, dass sie zu gegebener Zeit angezeigt wird.
Sie können hier mehr über die verzögerte E-Mail-Zustellung in Outlook erfahren: Verzögern oder planen Sie das Senden von E-Mail-Nachrichten
4. Öffentliche Feiertage verfolgen
Sich zu erinnern, wann Feiertage stattfinden, ist nicht immer einfach. (Was? Sie haben Columbus Day nicht auswendig gelernt?) Glücklicherweise kann Ihnen Microsoft Outlook helfen.
Die Software hat Feiertagskalender für Dutzende von Ländern, so dass Sie sowohl Ihre eigenen als auch die Ihrer internationalen Kunden verfolgen können. Jetzt müssen Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, dass Sie vergessen haben, dass Sie einen freien Tag haben, dass Ihre Kinder nicht zur Schule gehen oder dass Ihre weltlichen Geschäftspartner nicht zur Verfügung stehen.
Das Hinzufügen dieser Informationen ist einfach. Sieh dir die Anweisungen hier an: Füge Feiertage zu Kalendern hinzu
5. Mehrere Zeitzonen
Ein weiteres Feature, das sich hervorragend für verteilte Teams eignet und für alle, die in anderen Bereichen Geschäfte mit Menschen tätigen, ist die Möglichkeit, mehrere Zeitzonen in Ihrem Kalender anzuzeigen. Dies macht die Planung von gegenseitigen Terminen zum Kinderspiel und hilft sicherzustellen, dass Sie nicht unbeabsichtigt das Abendessen (oder den Schlaf) von jemandem mit einer überraschenden Telefonkonferenz oder einem Meeting unterbrechen.
Eine einfache Anleitung finden Sie hier: Hinzufügen, Ändern oder Entfernen von Zeitzonen
6. Farbcodierung
Stellen wir uns den Tatsachen. Es ist schön, wenn sich E-Mails von Ihrem Chef oder einem wichtigen Kunden aus den Reihen der digitalen Newsletter und der grundlegenden Kommunikation herausheben.
Sie haben zwar die Möglichkeit, diese Elemente manuell zu kennzeichnen, aber Sie können viel Zeit sparen, indem Sie die bedingte Formatierung einrichten, die die Arbeit für Sie übernimmt. Definieren Sie einfach die Regeln und lassen Sie Ihre E-Mail- und Kalenderelemente wie ein majestätisches, regenbogenfarbenes Einhorn leuchten.
Sie können die Schriftart auch ändern. Wenn Sie also die Nachrichten Ihres Managers in Comic Sanstickles sehen, könnten Sie genau das tun.
Erfahren Sie, wie Sie es hier schaffen: Bedingte Formatierung
7. Delay Marking E-Mails als gelesen
Während einige Leute denken, dass die Art und Weise, wie Outlook E-Mails als gelesen markiert, bequem ist, kann es tatsächlich ein Schmerz in dem Sie-wissen-was sein, wenn Sie Ihre Nachrichten schnell durchgehen.
Wenn Sie eine E-Mail anklicken, wird sie als gelesen markiert, und das ist nicht ideal, wenn Sie sie versehentlich geöffnet haben oder daran denken müssen, später darauf zurückzukommen.
Glücklicherweise gibt es eine Option, Outlook davon abzuhalten, anzunehmen, dass die Nachricht so schnell als gelesen markiert werden soll. Sie können eine Verzögerung festlegen, so dass nur Nachrichten, die für eine bestimmte Zeitspanne (wie 30 Sekunden) angezeigt werden, automatisch markiert werden.
Sie können hier lernen, wie man es macht: Delay Marking als Read
8. Konversation ignorieren
Haben Sie jemals einen E-Mail-String gefunden, der nichts mit Ihnen zu tun hat? Vielleicht hat sich jemand die E-Mail-Adresse von jemandem vertippt, der wirklich involviert sein musste, oder einfach nur angenommen, dass du teilnehmen wolltest.
Ungeachtet des Grundes, können Sie bald wieder bombardiert werden, dank der praktischen Antwort-Alle-Option, und es ist nicht plausibel, dass jeder Ihren Namen entfernt.
Aber es gibt keinen Grund sich zu ärgern! Sie sind nicht dazu verdammt, sich mit den Nachrichten auseinandersetzen zu müssen. Stattdessen können Sie die Konversation ignorieren und die Nachrichten aus Ihrem Posteingang entfernen und sicher in den Ordner "Gelöschte Objekte" übertragen.
Schauen Sie hier, um zu sehen, wie Sie dies verwirklichen können: Ignorieren Sie Konversation
9. Tastatürkürzel
Alle Microsoft Office-Programme verfügen über eine umfangreiche Liste von Tastenkombinationen. Wenn Sie diese lernen, können Sie viel Zeit sparen, zumal Sie nicht zwischen Tastatur und Maus / Touchscreen / Touchpad wechseln müssen, um gängige Aufgaben zu erledigen.
Sie können eine vollständige Liste der verfügbaren Tastaturkürzel hier sehen: Tastaturkürzel
10. Schnelle Schritte
Wenn die Standardtastenkombinationen nicht alle Ihre Anforderungen erfüllen, können Sie zu Quick Steps wechseln, um effizienter zu arbeiten. Mit diesen anpassbaren Aktionen können Sie mehrere Aktionen mit nur einem Tastendruck ausführen, wodurch wiederholte Aufgaben zum Kinderspiel werden.
Erste Schritte mit Quick Steps hier: Quick Steps
11. Schnelle Teile
Für Outlook-Benutzer, die häufig bestimmte Phrasen eingeben (denken Sie an Marketing- und Verkaufsgespräche oder daran, Mitarbeiter daran zu erinnern, den Kühlschrank freitags zu reinigen), kann es immer wieder frustrierend sein, sie erneut einzugeben.
Mit Quick Parts können Sie die Langeweile umgehen, indem Sie gespeicherte Dateien erstellen, in denen der Text gespeichert ist. Sie können dann jederzeit aufgerufen werden, wenn Sie sie benötigen. Wann immer Sie einen der Sätze eingeben, wird Outlook automatisch anbieten, den Rest für Sie auszufüllen. Sie können auch bei Bedarf über das Dropdown-Menü "Quick Parts" darauf zugreifen.
Mit Genehmigung erneut veröffentlicht. Original hier.
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