Kleine Unternehmen mit Mitarbeitern, die an externen Standorten arbeiten, können die neuesten Zeiterfassungs- und Terminierungstechnologien verwenden, um ihre mobilen Mitarbeiter besser zu verwalten. Diese neuesten Innovationen für virtuelle Uhren nutzen GPS-Technologie und Geofencing-Technologie über Smartphone-Anwendungen.
Eine mobile GPS-Zeituhr
Bob Drainville ist der Präsident von Timesheet Mobile. Die Anwendung seines Unternehmens erstellt einen virtuellen Umkreis um einen physischen Standort mit GPS-Technologie für Mitarbeiter in diesem Bereich. Die Technologie hilft Arbeitgebern, eine genaue Abrechnung der Remote-Stunden zu behalten, indem sie Außendienstmitarbeiter daran erinnern, wann sie auf ihren Telefonen ein- und aussteigen müssen.
Laut Drainville funktionieren diese Tools am besten in bestimmten Branchen und bestimmten Größen.
"Diese Kleinunternehmer haben normalerweise zwischen 15- und 25-Mitarbeitern", sagte er. "Sie sind in der Regel Besitzer / Betreiber in den Geschäften."
Business Acumen
Drainville fährt fort zu sagen, dass diese Geschäftsleute im Allgemeinen in ihrem Bereich sehr fähig sind, aber vielleicht etwas allgemeinen Geschäftssinnes fehlen. Sie umfassen in der Regel Kleinunternehmer im Handwerk und im Baugewerbe, aber auch andere Unternehmen wie Sicherheits- und Reinigungsunternehmen sowie im Gesundheitswesen können Vorteile finden. Diese Innovation ist besonders hilfreich für kleinere Unternehmen mit Personen, die für einige Stunden an verschiedenen Standorten arbeiten. Es hilft, Arbeitsstunden für jeden Standort zu erfassen, so dass die tatsächlichen Stunden mit Schätzungen verglichen werden können.
"Es ist allgemein eine Augenweide für diese Leute", sagt er. "Sie erhalten die Bestätigung, dass jeder Mitarbeiter über einen GPS-Stempel auf einer Website ist."
Aufforderung zur Anmeldung
Die Arbeiter werden nicht kontinuierlich verfolgt. Sie werden aufgefordert, sich vor und nach dem Verlassen der Site anzumelden. Wenn sie jedoch nicht an einem geplanten Ort angezeigt werden, sendet diese Art von Anwendung eine Warnung an den Geschäftseigentümer.
Eine weitere zeit- und kostensparende Funktion ist die Möglichkeit, die automatisierten Zeitnachweise zu importieren, die für Drittanbieterlösungen wie QuickBooks und FreshBooks erstellt wurden. Dies ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen dem Arbeiter im Feld und einer dauerhaften Aufzeichnung.
Zeit Diebstahl
Es ist klar, dass dieses Tool benötigt wird. Drainville zitiert zwei Studien, die auf Zeitdiebstahl als ein großes Problem für kleine Unternehmen hinweisen.
"Vor einigen Jahren fand eine interaktive Harris-Umfrage heraus, dass 33-Prozent der Mitarbeiter zugeben, ihre Schichten betrogen zu haben. Eine andere Studie von The American Payroll Association findet heraus, dass 7 Prozent der jährlichen Brutto-Payrolls durch Zeitdiebstahl verloren gehen. "
Herausforderungen
Diese Art der automatischen Zeitmessung hat einige Herausforderungen. Die Compliance der Mitarbeiter steht ganz oben auf der Liste. Viele Arbeiter, die eine Stundenuhr für 40-Stunden pro Woche schlagen, können einer App widerstehen, die ihre Standorte erfasst und sie mit Zeitstempel versehen.
Drainville schlägt vor, dass Geschäftsinhaber jegliches anfängliche Misstrauen überwinden, indem sie sich auf Kosteneinsparungen konzentrieren.
"Wir sagen unseren Kunden, dass sie durch die Automatisierung der Stundenerfassung die Kosten von Jobs genau verfolgen und profitabler arbeiten können." Er sagt auch, dass Mitarbeiter, die sich weigern, das System zu benutzen, oft diejenigen sind, die betrügen.
"Dieses Problem erledigt sich selbst", sagt Drainville. "Sie gehen in der Regel allein oder werden entlassen."
Andere Technologien wie Geofence Punch Prompt stoßen Arbeiter an, die vergessen, dass sie elektronisch eindringen müssen, wenn sie eine Baustelle erreichen. Dieser elektronische Zaun, der mit Timesheet Mobile geliefert wird, erinnert die Mitarbeiter, die vergessen haben, das System zu aktivieren.
"Ebenso, wenn sie einen Standort verlassen, erinnert es sie daran, auszustoßen", sagt Drainville. "Wenn sie das vergessen, hinterlässt es eine Notiz auf den Stundenzetteln, damit der Manager die Zeit sehen kann, in der sie ankommen, wenn sie gegangen sind und das in einen Schlag verwandelt haben."
Es ist auch eine gute Idee, Mitarbeiter wissen zu lassen, dass sie nicht ständig über GPS verfolgt werden.
Unternehmen, die passieren könnten
Diese Technologie ist eine großartige Möglichkeit für kleine Unternehmen mit externen Mitarbeitern, um Kosten und Zeitdiebstahl auf ein Minimum zu reduzieren. Es gibt jedoch einige Unternehmen, die möglicherweise nicht den höchsten ROI aus einer Investition in diese Technologie erzielen.
Zum Beispiel, wenn ein großer Teil Ihrer Belegschaft unter einem Dach arbeitet und nicht viel riskiert, ist diese Art von Investition möglicherweise nicht die Mühe wert. Arbeitsplätze wie diese haben oft Zeituhren direkt im Gebäude. Diese Unternehmen können stattdessen webbasierte Methoden zum Ein- und Ausblenden verwenden.
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