Wenn sich kleine Unternehmen verändern und wachsen, wird die Fähigkeit, schnell zu wachsen oder zu verkleinern, zur Notwendigkeit. Das Hinzufügen neuer Mitarbeiter zum Beispiel erfordert, dass das Unternehmen sein Telefonsystem an den Bedarf an weiteren Leitungen anpasst.
Dies ist aufgrund der höheren Installations- und Wartungskosten, der Notwendigkeit von Hardware vor Ort und der Abhängigkeit von der IT-Unterstützung bei herkömmlichen Festnetztelefonie-Systemen schwieriger zu erreichen. Ein Cloud-basiertes Telefonsystem hingegen würde es kleinen Unternehmen ermöglichen, Kommunikationsdienste kostengünstiger, rationeller und agiler zu verwalten.
Die folgenden Punkte, die aus einem E-Mail-Austausch zwischen Small Business Trends und Aaron Charlesworth, Vice President Produktmarketing bei Vonage, stammen, beschreiben die Vorteile, die kleine Unternehmen durch den Wechsel von traditionellen PBX-Systemen zu Cloud-basierten VoIP-Technologie erhalten können.
Vorteile eines Cloud-basierten Telefonsystems
1. Vollintegriertes Kommunikationssystem
Ein Bericht des Forschungsunternehmens Gartner weist darauf hin, dass die Integration der Kommunikation eines Unternehmens mit seinen alltäglichen Anwendungen für Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zur Steigerung der Effizienz beiträgt.
Business-Tools, die in der Cloud ausgeführt werden, lassen sich einfach implementieren und ermöglichen es Mitarbeitern, im Büro oder unterwegs immer in Verbindung zu bleiben. Auf diese Weise bietet die Cloud eine konsistente Geschäftspräsenz und hilft, die Produktivität durch nahtlosen Zugriff auf CRM-Tools, E-Mail, Instant Messaging, Sprach- und Videokonferenzen zu erhöhen.
2. Kontrolle über Kommunikationsmodi
Ein cloud-betriebenes System stellt Unternehmen in den Mittelpunkt, so dass sie sich aussuchen können, welche Funktionen sie benötigen. Sie können sie einfach ein- und ausschalten.
Darüber hinaus bieten Cloud-Lösungen Mitarbeitern jederzeit und überall Zugriff auf alle Anruffunktionen über ein Smartphone, ein Tischtelefon oder ein Softphone. Noch besser: Sie können in Echtzeit auf ihre geschäftskritische Software zugreifen.
3. Top-Business-Funktionen
Ein Cloud-basiertes Telefonsystem würde kleinen Unternehmen Zugang zu den Arten von Netzwerkanwendungen verschaffen, die man normalerweise bei größeren Unternehmen findet. Dazu gehören Funktionen wie ein virtueller Assistent, automatische Anrufvermittlung, Anrufverweigerung oder Callcenter-Lösungen.
4. Mobilität und Benutzerfreundlichkeit
Der heutige Arbeitsplatz ist zunehmend mobil, und vor allem kleine Unternehmen müssen von mehreren Standorten aus arbeiten können.
Mit einem cloudbasierten System können Mitarbeiter in kleinen Unternehmen auf Funktionen zugreifen, mit denen sie sich von überall aus anmelden können, sodass sie von unterwegs aus erreichbar sind. So erhalten Kunden mit Blick auf den Kunden und Mitarbeiter, die Einnahmen erzielen, mehr Kontrolle über ihre Produktivität.
5. Zeitmanagement und Effizienz
Webbasierte Kundenportale ermöglichen es IT-Mitarbeitern, ihr System effizienter zu verwalten. Mit einem umfassenden Einblick in die Installation, Service-Konfiguration, Trouble-Tickets, Schulung, Abrechnung und Anrufanalyse können Sie mit diesem vollständigen Zugriff auf das System und Konto eines Kunden weniger Ressourcen für das Projektmanagement ausgeben und sich mehr auf die Arbeit konzentrieren.
Darüber hinaus lassen sich Cloud-Lösungen problemlos in andere Cloud-basierte Anwendungen integrieren, sodass mobile Mitarbeiter auf alle Funktionen und Funktionen zugreifen können, die sie benötigen, um genauso effizient zu arbeiten, als wären sie im Büro.
6. Flexibilität zum Scale Up (und Down)
Mit dem Wachstum eines Unternehmens wächst auch die Notwendigkeit, neue Mitarbeiter einzustellen, neue Büros zu eröffnen und neue Kunden zu gewinnen. Dies erfordert ein Kommunikationssystem, das je nach Bedarf erweitert oder verkleinert werden kann.
Mit einem Cloud-basierten Telefonsystem können Unternehmen so viele Nebenstellen hinzufügen, wie sie benötigen, um ein erhöhtes Anrufvolumen zu bewältigen, oder, wenn nötig, einfach anrufen, um diese zusätzlichen Nebenstellen zu deaktivieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen bezahlen Unternehmen nur so lange für die Erweiterungen, wie sie benötigen.
7. Geschäftskontinuität
Durch die Arbeit mit einem Telefonsystem "in der Cloud" können Unternehmen unabhängig von ihrer Umgebung mit ihren Kunden in Verbindung bleiben. Ein Cloud-basiertes Kommunikationssystem ist wahrscheinlich nicht von äußeren Faktoren wie schlechtem Wetter oder anderen Problemen betroffen, die Mitarbeiter davon abhalten können, ins Büro zu kommen.
Mit einem Cloud-basierten System können Unternehmen eine konsistente Präsenz aufrechterhalten und auf die benötigten Tools zugreifen, um den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
8. Verbesserter Kundenservice
Mit der Funktion Virtual Receptionist (VR) oder Auto Attendant können Unternehmen Anrufe an verschiedene Abteilungen weiterleiten und sogar Begrüßungen erstellen, die nur für eine bestimmte Abteilung gelten.
Beispielsweise könnte ein Unternehmen im Voraus (über das Verwaltungsportal) eine Urlaubsbegrüßung einrichten und es so einrichten, dass es an einem bestimmten Datum zu der Nicht-Feiertags-Begrüßung zurückkehrt. Es könnte auch eine Wartemeldung über spezielle Aktionen oder häufig gestellte Fragen hinzufügen.
9. Neue Service-Funktionen leicht hinzugefügt
Während der Hauptsaison werden einige Unternehmen Premium-Anruffunktionen hinzufügen, um die Effizienz bei der Anrufannahme zu erhöhen und die Mitarbeiterzahl zu maximieren. Mit Anrufgruppen können eingehende Anrufe beispielsweise an mehreren Nebenstellen klingeln.
Anrufwarteschlangen bieten Anrufern einen "dynamischen Warteraum", in dem Unternehmen die Warteschleife anpassen und das Anrufvolumen besser verwalten können. Beides trägt dazu bei, Voicemails, verpasste Anrufe und Besetztzeichen zu verringern und so vielen Anrufern wie möglich zu ermöglichen.
10. Einsparmaßnahmen
Kosteneinsparungen sind ein weiterer Vorteil des cloudbasierten Telefonsystems. Die Verlagerung von Telekommunikation von PBX-Plattformen in die Cloud kann gegenüber den monatlichen Serviceraten im Vergleich zu einem herkömmlichen System kostengünstiger sein, was zur Kostensenkung und letztendlich zur Steigerung der Rentabilität beiträgt.
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